Как проверить книги продаж и покупок

На основании сведений из книги продаж и покупок определяется сумма НДС к уплате, составляется НДС-декларация. То есть это важный документ в рамках налогового учета. А потому все сведения, изложенные в книге, должны быть проверены.

Является ли нарушением внесение дополнительных граф в книгу покупок и книгу продаж (п. 8 ст. 169 НК РФ)?

Что собой представляет книга

Плательщики обязаны вести учет всех счетов-фактур. Их нужно фиксировать в журналах, предназначающихся для учета. Обычно составляются они по формам, установленным законом.

Если в этих бумагах будут содержаться ошибки, представители контролирующих органов вычеркнут ранее указанное значение, а затем доначислят налоги. Наличие неточностей приводит к необходимости дополнительного документооборота. А потому книгу нужно проверять заранее.

Как отразить в декларации по НДС данные книги покупок и книги продаж?

Общий порядок проверки

Книги продаж и покупок следует проверять в определенном порядке. Он облегчает обнаружение ошибок, сокращает объем работы. Рассмотрим все основные этапы проверки книги продаж:

1. Сначала нужно удостовериться в том, что журнал оформлен правильно. То есть каждый зарегистрированный счет-фактура сопровождается указанием точного номера, даты регистрации, названия продукции, суммы НДС и совокупной стоимости. Грубой ошибкой является сквозная нумерация.
2. Проверяется наличие всех нужных подписей. В журнал могут вноситься исправления. Их наличие допускается. Однако все поправки должны быть утверждены управленцем или главбухом. Если этого не сделано ранее, утверждение выполняется в рамках процедуры проверки.
3. Нужно исполнить акт сверки сведений с покупателями. Эта процедура предшествует сшиванию журнала.
4. Нужно сверить эти сведения: номера и даты счетов-фактур, данные о покупателе, ИНН. Производится сверка окончательных сумм. Для этой работы потребуется оборотно-сальдовая ведомость.
5. Для полноценной проверки специалист должен знать правила заполнения журнала. В частности, если товар передается безвозмездно, операцию не нужно регистрировать. Не регистрируется фактура, которая выставляется на размер аванса при проведении частичной оплаты.
6. Последний шаг – проставление нумерации. Книгу нужно сшить, скрепить данные посредством подписи управленца. На заключительном листе проставляется количество страниц.

Вопрос: Как налоговому агенту зарегистрировать счет-фактуру в книге покупок и книге продаж?
Посмотреть ответ

Второй шаг – проверка журнала покупок. Осуществляется в соответствии с этими этапами:

1. Выполняются акты сверок с контрагентами. В процессе сверки проверяются суммы, даты регистрации. Требуется удостовериться, что реквизиты фирмы указаны верно.
2. Данные из книги сверяются с данными из сальдовой ведомости.
3. Если обнаружен недочет в счете-фактуре за предыдущий налоговый период, необходимо аннулировать его. Для этого книга дополняется еще одним листом. Оформляется декларация по НДС с верно указанной информацией. Подается она в ФНС. Аналогичный порядок действий актуален тогда, когда какой-либо счет-фактура не был зарегистрирован.

Это общий порядок проверки. Основа этой процедуры – сверка сведений.

Нужно ли регистрировать УПД со статусом «2» в книге покупок и в книге продаж?

Детали проверки журналов

Рассмотрим конкретные нюансы проверки журналов.

Проверка книги приобретений

Книга представляет собой обширную таблицу. В ней фиксируются счета-фактуры, а также бумаги, удостоверяющие верность расчета суммы НДС к вычету. Если сведения из первички зафиксированы в учетной программе верно, журнал покупок заполняется без недочетов.

Какие коды видов операций указывать в книге продаж и книге покупок?

Как осуществляется проверка? Сначала нужно обратить внимание на эти значения за единый период:

• Размер вычетов по НДС.
• Дебетовые суммы счета 68/2.

Ошибки можно найти при помощи программы «1С». Для этого нужно найти вкладку «НДС с приобретений», а затем нажать на вкладку по аналитике по первичке и контрагентам. Верность заполнения журнала покупок можно проверить по этой схеме:

Журнал покупок = Оборот по счету 19 (НДС с приобретений) + Оборот КТ счета 76АВ + Оборот КТ счета 76ВА.

Если обнаружены неточности, требуется сделать анализ сч. 68/02. Затем выполняется проверка равенства:

Кредитовый оборот за исключением выплаченного налога (запись ДТ68 КТ51) = НДС из журнала покупок.

Необходимо также выполнить проверку этих значений:

• Счета 60/01 и 60/02 соответствуют друг другу. По одному партнеру и соглашению не может быть остатков по дебету и кредиту.
• Сальдо по счету 76ВА по определенному контрагенту и по определенному соглашению (если соблюдаются положения из пункта 9 статьи 172 НК РФ) не превышает сальдо по счету 60/02 по такому же партнеру и соглашению, помноженному на ставку 18/118.

Проверка подразумевает проведение расчетов, сравнение документов.

Проверка книги продаж

Книга представляет собой налоговый регистр. Он необходим для фиксации всех бумаг, касающихся определения НДС. Верность содержания книги проверяется так:

Журнал продаж = Оборот по сч. 90/03 (НДС с продаж) + Оборот по ДТ сч. 76АВ + Оборот по ДТ сч.76АВ/

Как проверяется журнал продаж? Процедура потребует составления сальдовой ведомости по сч. 90/01. В журнале могут отсутствовать эти операции:

• Необлагаемые НДС.
• Со ставкой, равной 0%.

При данных обстоятельствах оборот по КТ счета 90/01, помноженный на ставку 18/118, тождественен обороту по дебету счета 90/03 (запись ДТ90/03 КТ68/02).

Что делать, если эти значения не равны друг другу? Необходимо исполнить проверку этих показателей:

• Если отсутствуют операции без обложения НДС или со ставкой 0%, сальдо по сч.19 на завершение периода составляет ноль.
• Счета 62/01 и 62/02 соответствуют друг другу. По одному партнеру и соглашению отсутствуют остатки по дебету и кредиту.
• Сальдо сч. 76АВ тождественно сальдо сч. 62/02, помноженного на 18/118. Если присутствуют авансы в валюте, необходимо добавить к формуле сальдо и этих счетов.

К СВЕДЕНИЮ! Проверкой занимается бухгалтер компании. Контроль выполняется перед оформлением декларации.

Особенности сверки

Книгу покупок рекомендуется сверять не с оборотной ведомостью, а с анализом сч. 68/2. Если неточностей в журнале нет, то должны совпасть эти показатели:

• Размер НДС по журналу приобретений.
• Размер вычетов по декларации.
• Сумма на дебетовом счете 68/2.

Если суммы не совпали, выполняется анализ несоответствий. Декларация по НДС создается на основании налоговых регистров. А потому нужно верно заполнять эти регистры. В рамках сверки ключевым является регистр учета «НДС с приобретений». Он настраивается на основании аналитики. Последняя предполагает детализацию всех операций: обозначение поставщиков, указание документов.

К СВЕДЕНИЮ! Убрать все неточности будет проще, если в электронной документации заполнена строка «разновидности взаиморасчетов».

Экспресс-проверка книги продаж

В рамках экспресс-проверки нужно обращать внимание на эти пункты:

• Хронология нумерации. Счета-фактуры должны быть пронумерованы в хронологическом порядке.
• Дата выписки счетов-фактур. Документы должны выставляться не позже 5-ти дней с даты предоставления услуг или отгрузки продукции.

Полная проверка – это длительная процедура. Экспресс-проверка позволяет сократить время на проведение мероприятия. В ее ходе проверяются самые существенные моменты.