Служебная записка об изменении штатного расписания – это документ, с которым представитель организации может обратиться к директору с инициативой по внесению правок в уже существующее штатное расписание. Сегодня мы разберемся, что представляет собой штатное расписание, зачем оно нужно, в каких случаях в него вносят изменения.
Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документу- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк служебной записки об изменении штатного расписания .docxСкачать образец служебной записки об изменении штатного расписания .docx
Штатное расписание
Штатное расписание – это локальный акт организации, без которого не обходится ни один работодатель. Документ разрабатывается в самом начале деятельности компании, содержит в себе все должности, доступные для замещения, а также количество сотрудников на каждую должность. При трудоустройстве кадровик будет обращать внимание, если ли в штатном расписании свободное место. Так, если согласно документам в бухгалтерии может трудиться лишь три бухгалтерия, нельзя будет принять четвёртого.
Штатное расписание, как мы уже отметили ранее, разрабатывается и утверждается на первоначальных этапах работы организации, однако в процессе может возникнуть необходимость внести в него правки или даже принять новое. Второе решение повлечет за собой кардинальные изменения кадровой политики компании. Чаще всего новое расписание утверждают после реорганизации компании в любой форме.
Правки представляют собой щадящий вариант внедрения нововведений. Если организации потребовалось больше штатных единиц в целях расширения или наоборот, меньше сотрудников в связи с урезанием бюджетов, придётся вносить изменения. Сотрудникам, попавшим под сокращение, работодатель обязан предложить занять иные вакантные должности.
Процедура внесения изменений
В силу того, что штатное расписание – это кадровый документ, подготавливать проект изменений и вносить правки будет начальник кадровой службы. Чаще всего инициатива о необходимости внесения изменений спускается сверху, от начальника одного из отделов. Если для нормальной организации работы требуется больше штатных единиц, придется вносить изменения. Эта задача поручается кадровой службе.
Директор на стол получается уже готовый проект изменений, изучает его, вносит свои корректировки. Как только проект будет утвержден, руководитель издаст приказ о внесении изменений, документ закрепится на локальном уровне.
Служебная записка
Служебная записка об изменении штатного расписания в теории может заявляться от любого сотрудника организации. На практике же чаще всего инициатива исходит от представителя руководящего состава. Если начальник отдела посчитает необходимым внести корректировки по части количества своих подчинённых, он обратится с соответствующей служебкой в адрес директора. Виза руководителя даст процедуре зеленый свет.
Служебка является бумагой из внутреннего документооборота предприятия, а значит, не покинет его пределов. Документ должен храниться в архиве в течение трёх лет.
Форма документа
Форма служебной записки об изменении штатного расписания не утверждается на уровне федерального законодательства, а значит, имеется возможность оформить официальную бумагу в произвольном виде. Каждая отдельно взятая организация вправе самостоятельно разработать фирменный бланки, которыми сотрудники пользовались бы при каждом удобном случае. Этой задачей чаще всего также занимаются кадровики. Использование фирменных бланков сделает документооборот организации более целостным и единообразным, а также придаст служебкам более деловой внешний вид.
В тех случаях, когда в вашей компании не окажется собственных шаблонов, придётся брать ситуацию в свои руки, формировать документ самостоятельно. Для этого нам потребуется обзавестись синей или чёрной шариковой ручкой, чистым листком бумаги формата А4. Чаще всего записки составляются именно от руки, тем не менее никто не запрещает исполнить содержание в печатном виде. Такой вариант допускается к применению.
Инструкция по составлению записки
Служебная записка в свободной форме должна составляться сотрудниками по общим правилам делового документооборота. Исполнителю придется соблюдать деловой стиль общения с коллегами по работе, освежить в памяти нормы пунктуации и орфографии. Как-никак, документ должен оказаться на столе у директора, а значит, выполнить его следует по всем канонам.
Немаловажный фактор – структура служебной записки. Она формируется из шапки, основного содержательного блока, даты составления и подписи заявителя инициативы об изменении штатного расписания.
Шапка – первый структурный элемент, которому мы должны уделить должное внимание. В верхней части документа пропишем, кому и от кого он подаётся. Для этого указываем ФИО руководителя организации, его должность (директор, генеральный директор), а также полное название фирмы. Затем здесь же обозначим ФИО заявителя служебки, занимаемую им должность в соответствии с текущей редакцией штатного расписания.
Следующий структурный блок – основная часть. Здесь мы обращаемся к директору, выражаем инициативу о внесении изменений в штатное расписание, мотивируем свой запрос. Начальник не обязан идти вам навстречу и удовлетворять запрос в ста процентах случаев, однако, если грамотно аргументировать позицию, можно добиться желаемого результата.
В завершение работы с документом исполнитель ставит дату формирования документа, заверяет всё вышеизложенное своей подписью. В таком виде служебку уже можно назвать полностью составленной, готовой к передаче на рассмотрение.
Примерный образец
