Заявление о причинах перерасхода подотчетных средств

Заявление о причинах перерасхода подотчетных средств – это официальная бумага, с которой в адрес генерального директора или главного бухгалтера может обратиться допустивших перерасход казенных денег сотрудник. Сегодня мы разберемся, что представляют собой подотчетные деньги, кому они обычно выдаются, зачем нужно такое заявление и как правильно его оформить.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк заявления с требованием о выдаче средств индивидуальной защиты .docxСкачать образец заявления с требованием о выдаче средств индивидуальной защиты .docx

Подотчетные деньги

Подотчетные денежные средства – это, по сути дела, деньги организации, которые она выдает своим сотрудникам на реализацию тех или иных нужд. Например, на бюджетные средства оплачиваются счета по договорам, коммунальные услуги, производится расчет с контрагентами, удовлетворяются хозяйственные нужды. Для того чтобы выдать сотруднику энную денежную сумму, с ним необходимо будет заключить соглашение о материальной ответственности либо же по факту каждой выдачи составлять соответствующий приказ директора. Если мы говорим о должностях, предполагающих обращение с деньгами, конечно, будет заключено соглашение.

Предполагается, что за каждый полученный в бухгалтерии рубль сотрудник должен будет официально отчитаться, предоставить соответствующую отчетную документацию. Речь идёт о платежных документах, подтверждающих действительность трат. В качестве таких документов могут выступить кассовые чеки, накладные и так далее. Если сотрудник не сможет подтвердить хотя бы рубль, придется выплатить его в бухгалтерию из своего кармана.

Перерасход подотчетных средств

Под перерасходом подотчетных средств понимается ситуация, когда сотрудник на реализацию тех или иных нужд должен был затратить энную сумму, однако фактически затратил несколько больше. Получается, что часть денег человек инвестировал из своего личного кармана.

Трудовой кодекс Российской Федерации говорит нам, что работодатель обязан предоставить работникам всё необходимо для осуществления ими трудовой деятельности. Таким образом, сотрудник не должен самостоятельно покупать никакие расходники для работы. Если так получилось, денежные средства можно будет компенсировать за счет предприятия. Для этого на имя директора или главбуха подается заявление.

Заявление о перерасходе

Для того чтобы директор компании удовлетворил денежную компенсацию работнику, второй должен предоставить достаточные причины перерасхода подотчетных средств. В частности, придется разъяснить руководству компании, как так вышло, поскольку изначально бухгалтерия выделяла такую денежную сумму, которой должно было оказаться достаточно. Очевидно, что при осуществлении расчетов что-то пошло не так, денег не хватило. В таком документе сотрудник и должен разъяснить, что конкретно пошло не так.

Например, ни для кого не секрет, что цены на все товары и услуги регулярно растут в связи с инфляцией и прочими причинами. Отправившись на закупку тех или иных ценностей, в один день сотрудник уже на месте может обнаружить, что цены выросли. Здесь появится два выхода из ситуации: доплатить разницу из собственного кармана и в дальнейшем просить компенсацию либо же вернуться в бухгалтерию за дополнительными средствами.

Форма документа

Заявление о причинах перерасхода подотчетных средств является тем документом, который сотруднику в любом случае придется составлять самостоятельно и в свободной форме. Дело в том, что по состоянию на сегодняшний день не существует каких-либо конкретных бланков или шаблонов для формирования официальных бумаг подобного толка. Отсюда получается, что мы будем руководствоваться общими правилами делового документооборота и ориентироваться на схожую документацию.

По структуре заявление должно будет состоять из шапки, заявительной части и реквизитов. Далее мы подробнее поговорим о структурном наполнении каждого отдельно взятого структурного элемента.

Написать текст заявления можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации станет чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как оформить заявление

Начинаем составлять заявление о причинах перерасхода подотчетных средств с заполнения его шапки. В верхней части документа потребуется указать название компании, внутри которой и происходит всё мероприятие, а также ФИО и должность её руководителя в дательном падеже. Далее автор заявление оставляет собственные ФИО и должность, но уже в родительном падеже. Такого набора сведений окажется вполне достаточно, чтобы посчитать шапку заявления оформленной максимально корректно.

Ниже по документу приступаем к оформлению заявительной части заявления. Здесь сотрудник официально обращается к начальнику, сообщает о перерасходе подотчетных средств, утверждает, что ему пришлось вложить свои деньги в интересах фирмы. Следующим шагом просим компенсировать затраченные деньги.

Не забываем приложить к данному заявлению платежные документы, подтверждающие денежные расходы. В частности, здесь нужно будет прикрепить кассовые чеки, накладные и так далее. В любом случае без подтверждающей документации рассчитывать на компенсацию не придется вовсе. Как только заявление будет отработано директором и бухгалтерией, сотрудник получит на руки свои деньги. Обычно на это не уходит много времени.

Примерный образец