Глазами бухгалтера: организация питания, досуга и отдыха сотрудников

Немногие могут похвастаться, что работают в компании, где созданы все условия не только для работы, но и отдыха, общения. Стандарты задают представители компьютерной индустрии, рынка моды, образовательных услуг, дизайна, где напряженная работа или необходимость много времени проводить в интернете, просто за компьютером, приводят к высокому уровню стресса и проблемам со здоровьем.

Кроме того, организовав на месте питание и отдых, организация создает соответствующую атмосферу: работникам не хочется покидать уютный бизнес-центр. Это фактически вложение – привлечение специалистов с помощью «социального пакета». Сегодня поговорим о том, как работодатель должен отражать в учете подобные расходы и можно ли их учесть при расчете налогов.

Ложечку за маму, ложечку за папу

Наиболее распространено предоставление возможности пообедать на рабочем месте. Причем организуют его по-разному в зависимости от финансов и практических пожеланий организации:

• Выплата компенсации.
• Оплата кафе или столовой, с которой организация заключила договор (с удержанием и без оплаты с сотрудников).
• Доставка по заказу.
• Собственная столовая.
• Покупка готовых к употреблению продуктов: фруктов, овощей, молочных, мясных продуктов, полуфабрикатов.

Более подробная информация об оплате питания деньгами представлена в статье по ссылке. Остановлюсь на особенностях оформления, учета, уплаты НДФЛ и взносов.

Прежде всего, денежная выплата в любой форме должна быть оговорена коллективным или трудовым договором, иначе принять ее в расходы будет невозможно. С другой стороны, если выплаты персонифицировать, ПФР и ФНС очень захотят увидеть уплаченные с них НДФЛ и взносы. Как избежать этого?

Есть немало других вопросов: как прописать размер компенсации: в виде конкретной суммы или постоянно меняющейся, если сотрудники питаются в пункте общепита, с которым работодатель заключил договор на обслуживание, надо на каждого вести учет или просто оплачивать общую сумму за обеды?

Разберем самые распространенные ситуации:

1. Работнику выдается компенсация в виде определенной суммы. Он сам решает, где будет обедать или вообще может потратить эти деньги на собственные нужды, работодатель никак не контролирует затраты. В этом случае сумма выплаты облагается НДФЛ и страховыми взносами, ведь, несмотря на социальный характер расходов, неизвестно, как компенсацией распорядится сотрудник, к тому же легко определить, кому сколько выплачено средств.

Важно! Страховые взносы, рассчитанные с выплат, независимо от принятия к учету и включению в базу для расчета налога по прибыли самих выплат, учитываются при расчете налогооблагаемой базы.

2. Сотрудник обедает в определенном заведении общественного питания, а работодатель по итогам месяца производит расчет с поставщиком. При этом каждому выдается карточка (талон, другой именной документ), которую он предъявляет на кассе. Ведется учет по каждому работнику. Здесь происходит получение натурального дохода. Возможны два пути развития событий:
   • как в первом случае – сумма, потраченная на сотрудника, будет облагаться НДФЛ и взносами;
   • второй – доход облагается только НДФЛ.

Это зависит от конкретной ситуации и желания компании в будущем оспаривать претензии налоговиков и представителей фондов в суде. Например, если обеспечение питанием не является обязательным в соответствии с Трудовым кодексом (см. к примеру статью 108 ТК РФ), значит, оно проводится организацией по свое инициативе, значит, относится скорее к социальным выплатам, а не к оплате труда. Облагаться в этом случае взносами она не должна (считают суды).

• Д 91.2 К 73 – начислена компенсация (оплата) при возможности отнесения расходов на конкретное физическое лицо.
• Д 73 К 68 – удержан НДФЛ.
• Д 73 К 51 (50) – отражена выплата сотрудникам.

Если размер оплаты будет соотнесен с должностью, квалификацией или временем работы (стажем), то придется рассчитать взносы: Д 91.2 К 69.

Пример: организация установила, что оплачиваемое питание получают только проработавшие в компании более полугода работники, не имеющие дисциплинарных взысканий, выполняющие нормы труда.

3. Организация платит столовой, при этом не ведется персонифицированный учет. Сотрудники показывают на кассе удостоверение (другой документ), подтверждая, что относятся к конкретной организации. По итогам месяца оплачивается общий счет без разбивки по физическим лицам.

В данном случае невозможно определить, кто на какую сумму наел, поэтому нельзя рассчитать облагаемую базу.

Обратите внимание! Иногда ФНС считает, что организация может разбить общую оплату на равные части или распределить иным образом, но это неэффективный, несправедливый способ. Кто-то болел, был в отпуске, командировке, не ходил есть, поел дважды. Облагать налогом и взносами в данном случае оплату не нужно, несмотря на позицию органов.

Что касается удержания из заработной платы стоимости обедов. В этом случае получается, что работодатель не несет затрат, а организует питание, за которое рассчитывается сам работник. О получении дохода речи не идет, значит, удерживать НДФЛ не требуется.

Организации необходимо начислить НДС на стоимость питания, фактически ведь происходит реализация. Эта позиция подтверждается письмами Минфина, однако есть другие решения (в зависимости от конкретной ситуации), обоснованные судебной практикой. Плюс ­– принимаем к вычету НДС, выставленный общепитом, если оплата сотрудникам облагается налогом.

Суды поддерживают налогоплательщиков, когда возникают споры по поводу расчета налогов и взносов со стоимости обедов и других социальных благ. Поэтому при возникновении со стороны государственных органов претензий, попыток доначислений отстаивайте свои интересы в судебном порядке – шансы на выигрыш высокие.

4. Доставка на рабочие места. Этот вариант подходит для труднодоступных, отдаленных рабочих мест, куда питание или продукты привозят (необязательно ежедневно, на неделю, месяц) из-за отсутствия поблизости не то что кафе, а даже просто магазина. Аналогично для офисов или объектов, откуда людям просто неудобно отлучаться на обед (например, со стройки). В принципе, особых отличий от общепита нет.

Учитываем, что написано в ЛНА организации, коллективном договоре, а при его отсутствии — в трудовом, удерживается ли стоимость обедов из заработной оплаты.

5. Самый затратный и сложный вариант – собственная столовая:
   • Во-первых, придется выделить для нее помещение, определенным образом оборудованное. Требуется соблюдение санитарных норм, а также техники безопасности.
   • Во-вторых, необходимо нанять персонал: кухонных работников, мойщиц посуды, кассира (если будет происходить реализация продукции).
   • В-третьих, кроме изначальных затрат (оборудование, посуда), появятся расходы на закупку продуктов, зарплату, отчисления с нее, медосмотры, вывоз мусора. Итог – позволить себе подобную роскошь могут далеко не все.

В последние годы привлекательным и наименее затратным многие компании признали способ предоставления сотрудникам предприятия доступ к определенному набору продуктов. Обычно это свежие фрукты, овощи по сезону, йогурты, кисломолочные продукты, мясные нарезки, хлебобулочные изделия, а также чай, кофе, минеральная вода. Работники могут в любое время дня полакомиться запасами из холодильника или выпить чашку кофе.

Покупка продуктов будет отражаться следующими проводками:

• Д 10 К 60(76) – получены продукты от поставщика.
• Д 91.2 К 10 – продукты списаны в прочие не принимаемые расходы.

Крупные организации, где большое количество сотрудников, или бизнес-центры устанавливают аппараты по продаже еды в коридорах, их обслуживанием занимается сторонняя компания. При этом работодатель не только не несет затрат, а напротив, получает прибыль, ведь за аренду места под автомат берется оплата.

Правда полноценно поесть с помощью вендинговых аппаратов не получить – максимум газированные напитки, шоколадки или чипсы. Если торговый автомат приобретет и установит сама организация, то это уже будет реализация.

Обязательное питание

Пока мы говорили о собственной инициативе работодателя, но в соответствии с законодательством на некоторых работах питание (спецпитание) предоставляется обязательно, поскольку несет лечебно-профилактическую цель или просто необходимость:

• Натуральное довольствие для отдельных категорий работников. Обычно это те, что заняты на вредных работах. Можно заменить компенсацией.
• Питание спортсменов, а также других работников, занятых в организациях физкультурно-оздоровительного характера, спортивных судей.
• Полевое довольствие. Выдается «сезонникам» – сотрудникам, которые участвуют в полевых работах.
• Членам экипажей воздушных, речных, морских судов (кроме рыбопромыслового флота).
• Некоторым другим работникам в соответствии с положениями федерального и отраслевого законодательства.

Стоимость такого питания (в пределах норм, если они установлены) не облагается НДФЛ. А вот компенсацию, если законодательством она не предусмотрена, или сверхнормативное довольствие придется обложить налогом.

От страховых взносов освобождены выплаты, обозначенные статьей 422 НК РФ. Там есть вышеперечисленное довольствие. При этом характер работы, вредность и предоставление льгот отражаются во внутренних положениях, трудовых, коллективных договорах. Кроме того, вредные и опасные условия должны подтверждаться проведенной спецоценкой условий труда.

Оборудование комнаты-кухни

Иногда работодатель организует зону или помещение, где персонал подогревает принесенную с собой еду, перекусывает в перерыв. При этом за счет организации покупаются микроволновки, чайники, мебель. Учитывать приобретенное оборудование необходимо в зависимости от стоимости:

• Малоценные предметы («по умолчанию» в БУ — менее 40 000, в НУ — менее 100 000 рублей) сразу списываются в расходы. Они будут учитываться на счете 10 до момента передачи в эксплуатацию, а после рекомендуется отражать их на забалансовом счете для учета фактического наличия.
• Более дорогостоящие оформить как основные средства и начислять амортизацию при ОСНО или списывать равными частями в течение налогового периода (УСН).

Приобретение техники и мебели придется обосновать. Хорошо бы прописать в положениях и договорах с работниками, что работодатель обязуется обеспечивать комфортные бытовые условия, питание на рабочем месте, а также указать на дополнительные причины, почему это требуется сделать:

1. Круглосуточная работа (по сменам, в ночное время).
2. Доступность (по близости нет точек общепита).
3. Возможность не покидать рабочее место (удаленная или труднодоступная территория, работа за городом).

В этом случае затраты на офисную кухню обоснованно включаются в расходы при расчете базы как по налогу на прибыль, так и по единому налогу.

Обратите внимание! В затраты по налогу на прибыль включаются только расходы на питание, которые предусмотрены трудовым, коллективным договором, локальными актами, а также те, что являются обязательными в соответствии с законодательством (п. 25 ст. 270 НК РФ).

Еще один немаловажный момент – кассовые чеки. Не нужно их пробивать при предоставлении сотрудникам питания, ни при бесплатном, ни при удержании денежных средств из зарплаты. На этот счет существует уже много разъяснений Минфина.

Досуг работников: включать ли в расходы?

Человек не только работает и ест, он еще хочет отдыхать. Чтобы такая возможность была у сотрудников в течение рабочего дня или смены (а она может длиться больше 8 стандартных часов), открываются комнаты отдыха, релакса (медитации), настольных игр, спортзалы прямо на территории компании.

В принципе, здесь много схожего с учетом питания. Если компания предоставляет все это для бесплатного пользования и нельзя определить индивидуальный доход (в 99%, т.к. здесь не происходит даже передачи чего-то материального, вроде тарелки с супом), то удерживать НДФЛ, рассчитывать взносы не нужно.

С другой стороны, с учетом в налоговых расходах проблем больше. Во-первых, включить в затраты, например, спортинвентарь может только организация физкультурно-спортивного направления, а обычная – нет. Прямой запрет на это указан в статье 270 НК РФ (пункт 29). Причем это относится не только к организации занятий спортом, а вообще к любым занятиям в кружках и секциях.

Таким образом, оплата работнику абонемента в спортзал тоже не войдет в список затрат для уменьшения налогооблагаемой базы, зато НДФЛ и взносы придется начислить, ведь в случае с абонементом, скорее всего, физическое лицо – получателя дохода легко определить, как и размер этого самого дохода (стоимость абонемента).

Если расходы нельзя учесть для целей налогообложения (например, оплата занятий в тренажерном зале), возникает постоянное налоговое обязательство (ПНО): Д 99 К 68 — отражено ПНО на сумму затрат в пользу работников.

Ту же картину увидим, если начнем разбираться с другими вариантами досуга – в расходы для налога на прибыль (по единому налогу) такие затраты включить нельзя.

Если компания приобретает, например, абонементы в бассейн и выдает их бесплатно, то расчеты с организацией, предоставляющей услуги, ведутся как с обычным поставщиком с помощью счетов 60 или 76:

• Д 60 (76) К 51 (71, 50) – оплачены абонементы.
• Д 73 К 60 (76) – получены абонементы.
• Д 19 К 60 — отражен НДС (при наличии).
• Д 68 К 19 – НДС принят к вычету.

По мере передачи работникам абонементов:

• Д 91.2 К 73 – отражена их стоимость.
• Д 91.2 К 68 – начислена сумма НДС.
• Д 73 К 68 – удержан НДФЛ.
• Д 91.2 К 69 – начислены взносы.

Если же стоимость абонементов работодатель удерживает из заработной платы: Д 70 К 73 – при передаче документа, далее снова начисление НДФЛ и взносов.

Не забудьте: для удержания из доходов любых сумм требуется либо заявление, либо согласие сотрудника, оформленное в письменном виде.