Покупка или компенсация? Оформляем правильно полученное от работника имущество

Работа с подотчетными лицами обычно начинается с выдачи аванса, но иногда, когда нужно что-то срочно купить (запчасти на простаивающее авто, материалы для ремонта), а пересылка денег затянется, сотрудник сам совершает покупку, а потом идет в бухгалтерию за возмещением.

Собственники-директора тоже порой приобретают что-то для своей организации, а еще можно купить подешевле б/у технику, автотранспорт или другие нужные вещи у «своих». Как оформлять такие траты, удерживать или нет НДФЛ, какие требовать документы – сегодняшняя тема.

Что? Где? Когда?

На самом деле это действительно ключевые вопросы:

• Что приобретено?
• Где (у кого)?
• Когда происходит переход права собственности (и происходит ли вообще)?

От ответов зависит документооборот, налогообложение и возможность включения в расходы в учете. Еще важно, санкционировано действие руководителем или нет. Давайте по очереди разберем и разложим все по полочкам.

Закупить можно материалы, инструменты, основные средства, включая помещения, здания, транспорт, оборудование и т.д. Фирма может не только купить, но и взять имущество в аренду или временно использовать (как ни странно, это разные вещи), а еще просто возместить расходы.

Передающий может быть обычным сотрудником, собственником или подрядчиком (по договору ГПХ). Сочетаний тут невиданное множество. Сформируем список самых распространенных на практике ситуаций, а частные случаи разберем ниже:

1. Работник приобретает товар для организации за собственные средства.
2. Имущество временно используется для нужд компании.
3. Имущество передается во временное пользование, сам его не использует или применяет наравне с другими работниками.
4. Компенсируются затраты подрядчика в интересах организации.
5. Имущество полностью переходит во владение организации, оплата производится разом или в рассрочку.
6. Участник общества, он же, как правило, руководитель, передает безвозмездно организации свое имущество.

А теперь подробнее по каждому пункту, налогообложению и оформлению операций.

Верните деньги!

С таким требованием приходит обычно сотрудник в бухгалтерию, потрясая увесистой пачкой чеков. Он потратил свои деньги и хочет компенсации, но вправе ли бухгалтер вольно распоряжаться средствами организации? Конечно, нет. Правда, и отказать нельзя, пока не выяснены обстоятельства, поэтому для начала блиц-опрос:

• Работнику выдавали деньги под отчет? Если да, то, видимо, он израсходовал больше полученной суммы, значит, выясняем, почему вышел перерасход.

Объективные причины: подорожание, выбор импортного более качественного аналога, покупка у другого поставщика (без скидочной карты) и т.п. Необъективные: купил не то, что поручили, но оно все равно пригодится, принес чеки на не относящиеся к делу траты (впихнуть в авансовый отчет «левые» документы — для некоторых, видимо, хобби) и другие.

Дальше может быть несколько вариантов действий. Пусть заполнит отчет как есть, его передадут начальству, и оно либо санкционирует траты, утвердив отчет, либо потребует объяснительных.

Обратите внимание! Для получения денег положено писать заявление под отчет (п. 6.3 Указания Банка России № 3210-У) с указанием суммы, направления расходов и срока, на который они выдаются. Оно визируется руководителем.

Сразу «выбросить» все некорректные расходы, в т. ч. числе те, которые документально подтверждены не были, или по ним представлены не все документы (есть кассовый чек, но без расшифровки товарных позиций), и составлять уже более корректный авансовый отчет.

Отправить сотрудника разобраться с документацией и непонятными расходами (обсудить с начальником), писать объяснительные, а потом уже сдаваться. Порядок действий зависит от внутреннего регламента и должностных обязанностей каждого действующего лица. Если деньги не выдавались, переходим к следующему вопросу.

• Траты были санкционированы непосредственным руководителем или другим должностным лицом, отвечающим за закуп? Да – возвращаемся к первому пункту и следуем тем же путем. Нет – требуем объяснительную, но работник вправе отказаться ее писать и просто представить авансовый отчет. Отказать нельзя, но не факт, что директор одобрит нежданную покупку.

Примеры, когда могут отказать в возмещении расходов:

1. Куплена запчасть для ремонта, который решено было прекратить или отложить, либо на нее уже сделан заказ от имени организации, о чем работника известили.
2. Любая несанкционированная покупка, даже если имущество было использовано для нужд организации.
3. Если расход (перерасход) не был вынужденным, объективным или вызывает сомнения. Товар приобретен за цену гораздо выше обычной. ИП или ООО, чьи данные указаны в документах, отсутствуют в базе ЕГРЮЛ или ЕГРИП (подделка документов).
4. Имущество не соответствует требуемым параметрам. Электрика отправляют за силовым кабелем для подключения приборов, а он приносит «слаботочный», который организация не применяет и не сможет использовать в дальнейшем. Решать вопрос о компенсации можно в суде.

• Все ли подтверждающие документы приложены и правильно оформлены? Не перестаю твердить подотчетникам, что большинство ИП и организаций в 2020 году уже применяют онлайн-кассы, поэтому чек должен быть! И все равно «голые» товарники (порой без подписи, номера и других обязательных реквизитов) регулярно протискиваются в отчет. Ни в бухгалтерском, ни тем более в налоговом учете отразить эти затраты нельзя, значит, и возмещать их сотруднику мы не станем, ведь фактически нет подтверждения, что он действительно потратил деньги.

Итак, с подотчетными лицами все более или менее понятно: решение о принятии расходов остается за руководителем. Причем если бухгалтер не согласен с мнением директора, то имеет право написать служебную записку или попросить дать письменный приказ на принятие затрат, это обезопасит работника бухгалтерии от претензий проверяющих, штрафов и других кар от КоАП.

Кстати! ФНС раньше считала, что возмещение покупки, на которую не выдавался аванс, — это фактически выкуп товара у физлица, ее мнение не особенно переменилось, но при правильном оформлении проблем можно избежать. Укажите на такой вариант во внутреннем положении о расчетах с подотчетными лицами, потребуется объяснительная записка, руководитель одобрит авансовый отчет и издаст приказ о выплате.

Все свое ношу с собой

Работодатель не всегда готов предоставить все необходимое для труда, а иногда сами сотрудники хотят пользоваться собственными инструментами или техникой, к примеру, удаленщики. Тогда приходится договариваться, за чей счет банкет, кто оплатит текущие расходы и физический износ.

Компенсации предусмотрены Трудовым кодексом, размер определяется соглашением сторон. Правила заранее требуется прописать в положениях организации, включить в трудовой, коллективный договор или дополнительное соглашение.

В бухгалтерском учете такие затраты принимаются в полном объеме, в НУ есть некоторые ограничения. Предельные суммы по автомобилям или мотоциклам предусмотрены Постановлением Правительства № 92 от 08.02.2002. Суммы, конечно, смешные и не соответствуют реальности, но новых никто не принимал. Указанные нормативы применяются для расчета налога на прибыль и единого налога на УСН «доходы минус расходы».

Компенсирование относится к выплатам, необлагаемым ни НДФЛ, ни страховыми взносами, при условии что сумма была документально зафиксирована и доказана ее производственная необходимость. ФНС еще желает видеть обоснование расчета суммы. По авто он может включать:

• Расчет стоимости среднемесячного расхода ГСМ.
• Износ, с учетом среднерыночной цены авто и его срока безопасной эксплуатации, а также ее условий.
• Регулярные сервисные услуги (замена масла и фильтров, диагностика и прочее ТО).

Аналогичный подход применяется к компьютеру, мобильному телефону, принтеру, МФУ и другому оборудованию.

Использование принтера, скорее всего, налоговики сомнению не подвергнут (хотя и тут спорно – те же удаленщики не печатают документы, а обмен проводят через ЭДО, электронную почту или другие аналогичные средства связи), а вот автомобиль — это их любимое «лакомство», поскольку для подтверждения использования авто в служебных целях нужны путевые листы с маршрутом.

Важно! Путевые листы нужны всегда: свой автомобиль у организации, арендуемый – неважно. Без этого документа с вероятностью 100% расходы будут сняты, а компенсации ФНС превратит в облагаемые НДФЛ и взносами начисления.

Бухгалтерские проводки

Расчеты с сотрудниками по операциям, отличным от обычных зарплатных выплат, проводятся через счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»:

• Д 20, 26, 23, 44 К 73 – начислена компенсация за использование имущества;
• Д 73 К 50, 51 ­– произведена оплата.

Так отражаются затраты по любому имуществу, кроме автомобиля. В БУ проблем с учетом нет, а вот тем, кто применяет ПБУ 18/02, придется учитывать разницы из-за того, что для налогообложения принимается только нормативная часть.

Важно! Имущество должно принадлежать работнику, получающему компенсацию, на праве собственности. Нельзя выплачивать ее третьему лицу.

Аренда

Возвращаемся к третьему пункту списка практических ситуаций. Там указано, что сотрудник предоставляет имущество во временное пользование, сам его не использует или применяет наравне с другими работниками.

Отличие этого случая от рассмотренного выше в том, что, если имуществом пользуются другие, а организация процесс контролирует (рандомно никто за руль не садится и принтер из кабинета в кабинет не таскает), речь уже об аренде. Ее оформить нетрудно, главное, договориться о сумме и сравнить ее с рыночной ценой на аналогичные услуги. Важно обоснование размера арендной платы перед ФНС.

Аренда облагается только НДФЛ, проводки по операциям проводятся через счет 73 или счет 76, в зависимости от учетной политики, затраты относятся на счета учета соответствующих затрат – 20, 26, 44 и т.д.

Возмещение затрат подрядчика

Совсем другое дело, когда компенсировать нужно какое-то имущество или его использование подрядчику (исполнителю) по договору ГПХ. Формально он не сотрудник фирмы и все затраты должен включать в стоимость своих услуг, если иное не указано в договоре. Смущает последняя фраза про «иное», правда? Как учесть такие выплаты, должен ли исполнитель подтвердить свои расходы и облагать ли их налогом и взносами?

Не все затраты стоит возмещать. Рассмотрите только расходы, которые исполнитель несет при производстве работ или оказании услуг для вас, как заказчика, это в основном материалы. Оборудование или технику не получится окупить, ведь они могут применяться и при выполнении других заказов и остаются у подрядчика.

Кстати! Предусмотреть возмещение можно в договоре или дополнительном соглашении к нему, издержки обосновываются документально и компенсируются в действительном размере, т.е. без наценки.

Необходимо разделить размер вознаграждения и возмещения, лучше всего дополнительно установить норматив (например, в проценте к сумме договора). Если соблюсти все правила, не нужно будет облагать оплату НДФЛ и взносами, ведь исполнитель ничего не зарабатывает, а использованные материалы остаются в распоряжении заказчика.

Для ОСНО и УСН подобные расходы рассматриваются в зависимости от сути подрядного договора:

• Ремонт, монтаж, реконструкция ОС – на счетах 07, 08, 01.
• Обслуживание оборудования – счета 20, 26, 23.
• Освоение нового производства – счет 97.
• Реклама – счет 44 и т.д.

Отмечу, что на УСН список расходов закрытый и определен статьей 346.16 НК РФ, поэтому нужно прежде заглянуть в него и определить, есть ли там соответствующий пункт.

Нельзя принять к вычету НДС, входящий в стоимость возмещенных материалов – в документах подрядчика значится именно он, а перевыставить их физическое лицо не может.

Продажа

Выкуп имущества у собственника также возможен. Сделка проводится в рамках обычного гражданского законодательства. Заключается договор купли-продажи, в котором особое внимание надо уделить моменту перехода права собственности.

Кстати! ФНС продолжает удерживать такую позицию: нужно применять онлайн-кассу при покупке у физлица товаров. Причем не только исключительных, вроде металлолома, а вообще всех (Письмо Федеральной налоговой службы от 13 апреля 2020 г. № АБ-4-20/6201@).

Вместо договора иногда применяется закупочный акт, к примеру, для мелких вещей (обычно он применяется для закупа у населения). В нем необходимо указать реквизиты:

• Наименование товара и его количество.
• Цену и сумму.
• Место и дату сделки.
• ФИО и должность представителя организации.
• ФИО, адрес и паспортные данные продавца.

Если имущество требует регистрации, перехода права собственности (автомобиль, недвижимость), необходимо подтвердить право владения и получить согласие супруга на сделку. Последнее не всегда обязательно, но рекомендуется.

Это один из самых выгодных для организации и продавца вариантов. Удерживать НДФЛ не нужно. Работник сам отчитывается за полученный доход, может применить имущественные вычеты.

Обратите внимание! По мнению ФНС и учитывая положения НК, физлицо, бывшее ранее ИП и использовавшее имущество (недвижимость) в предпринимательской деятельности, не вправе применять имущественные вычеты к доходам, полученным от его продажи. Вычет применяется только к жилым помещениям или земельным участкам для индивидуального жилищного строительства. Уменьшить налогооблагаемую базу можно на вычет в размере 250 000 (по прочему имуществу).

Алименты

Отдельный вопрос составляют алименты. Если получатель выплат – алиментщик, на которого организацией получен исполнительный лист, то следует ли удержать средства в пользу взыскателя?

Есть несколько позиций:

• С компенсации за использование инструмента удерживать алименты не нужно – пп. 8 «б» пункта 1 статьи 101 Федерального закона № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве».
• С остальных компенсаций логически проводить удержание не требуется, ведь дохода не возникает, но эту позицию, вероятно, придется организации и сотруднику отстаивать в суде. Есть положительная практика – Постановление Конституционного Суда РФ от 01.02.2019 № 7-П в отношении использованного в рабочих целях авто.
• С арендных платежей нужно произвести удержание – пп. «и» пункта 2 Постановления Правительства № 841 от 18.07.1996 (перечень видов доходов для взыскания алиментов).
• По доходам от продажи имущества мнения разделились. Юристы считают (их позиция поддерживается судебными решениями), что если продажа носит несистематический характер, т. е. не относится к предпринимательской деятельности, то нельзя удерживать алименты, что вполне справедливо. В то же время приставы пытаются оспорить такой подход. В первую очередь это относится к крупным сделкам: реализация квартиры, дома, автомобиля и т.п.

Незаконное предпринимательство

Если продать товар один раз, то, вероятно, сомнений сделка не вызовет, а вот при систематической реализации – наверняка. Потребуется ли сотруднику зарегистрироваться в качестве ИП? ФНС будет проверять заключенные договора и подписанные закупочные акты, рассматривать совокупность сделок: их регулярность, частоту, виды имущества (возможно, в одном случае проданы остатки стройматериалов, а в другом – гараж).

Помощь собственника

Особняком стоит имущественная помощь со стороны участника общества – руководителя (он может занимать и другую должность). Рекомендуется рассмотреть возможность передачи имущества от собственника.

НК содержит норму, по которой внесение имущества обладателем доли более 50% в организации (пп. 11 пункта 1 статьи 251) не считается доходом, что, конечно, выгодно компании-налогоплательщику. Существует оговорка – имущество нельзя передавать третьим лицам в течение 1 года, иначе льгота теряется. Удобный способ обзавестись оборудованием, транспортом или даже недвижимостью, которые фирма использует для собственного развития.