С появлением компьютера некоторые специалисты получили возможность работать дистанционно. Это условие работы обычно фиксируется в трудовом договоре. Дистанционных сотрудников можно отправлять в командировки. Однако делать это нужно правильно.
Вопрос: Как отразить в учете расходы на командировку дистанционного работника?
Работник организации, работающий по договору о дистанционной работе, направлен в командировку в другой регион РФ (отличный от места нахождения работника) сроком на пять рабочих дней. Коллективным договором предусмотрено, что при командировках на территории РФ суточные выплачиваются в размере 600 руб. в день. Аванс на командировочные расходы перечислен на банковскую карту работника в сумме 30 000 руб.
По окончании командировки работник представил авансовый отчет с приложением подтверждающих документов, согласно которому:
— стоимость приобретенных авиабилетов составила 13 200 руб. (в том числе 10% НДС — 1 200 руб.);
— стоимость проживания в гостинице — 12 000 руб. (в том числе НДС 2 000 руб.);
— суточные за пять дней командировки — 3 000 руб.
Документы, подтверждающие расходы на проезд (перелет) и проживание (счет из гостиницы и авиабилеты), оформлены на бланках строгой отчетности с выделением суммы НДС отдельной строкой. Неизрасходованные денежные средства в сумме 1 800 руб. работник возвратил на расчетный счет организации в безналичной форме. Командировка связана с производством и не направлена на приобретение активов.
Для целей налогообложения прибыли доходы и расходы учитываются методом начисления.
Посмотреть ответ
Законодательное обоснование
Работодатель не должен организовывать для дистанционного сотрудника рабочее место в компании. Специалист может работать там, где ему комфортно. Работодатель имеет право отправить работника в командировку на основании письма Минтруда №14-2/ООГ-4733. Но при этом нужно руководствоваться этими нормативными актами:
- Статьи 166-168, 203, 259 и 310 ТК РФ.
- Пункт 3 статьи 217 НК РФ.
- Постановление Правительства №749 от 29 июля 2015 года «О направлении в служебные командировки».
- Письмо Казначейства №42-7.4-05/5.2-554.
- Письмо Минфина №03-03-06/1/31945.
Командировка дистанционного специалиста оформляется в стандартном порядке.
Вопрос: Внутренний совместитель, работающий в офисе и дистанционно (в свободное от основной работы время), направлен в командировку по основному месту работы. Как оформить направление этого работника в командировку? Правильно ли продолжить дистанционную работу по совместительству, а не отправить работника в отпуск без сохранения заработной платы?
Посмотреть ответ
Когда можно и нельзя отправить сотрудника в командировку
Оформление командировки дистанционного специалиста возможно при наличии этих обстоятельств:
- С сотрудником заключено трудовое соглашение.
- Специалист отправляется в поездку по поручению руководства.
- Цель командировки – исполнение задания работодателя.
- Работник отправляется в поездку из города, в котором находится его рабочее место.
Как облагаются НДФЛ выплаты при командировке дистанционного работника?
Исходя из последнего пункта можно сделать вывод о том, что командировкой признается и поездка в офис фирмы, если он располагается в другом городе.
Запрещается отправлять в командировку этих работников:
- Беременные (статья 259 ТК РФ).
- Не достигшие 18-ти лет (статья 268 ТК РФ).
- Специалисты, работающие по ученическому соглашению (статья 201 ТК РФ).
Являются ли командировками служебные поездки дистанционных работников и надомников в головную организацию?
Ограничения относительно командировок установлены этим сотрудникам:
- Мать или отец с ребенком младше 3 лет.
- Родители, ухаживающие за детьми-инвалидами или тяжело больными родственниками.
От всех этих лиц при их отправлении в командировку нужно получать письменное согласие. Если его нет, то и командировка не оформляется.
Особенности оформления командировки
Командировка дистанционного сотрудника оформляется в стандартном порядке. Иногда оформление даже не требует посещения офиса сотрудником. Возможно это тогда, когда в фирме принят электронный документооборот. В этом случае дистанционный сотрудник просто ставит на документах электронную подпись. Процедура осуществляется в соответствии с ФЗ №63 «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 года. Электронная подпись позволяет заверять все соглашения на расстоянии.
Документальное сопровождение
Оформление командировки сопровождается созданием этих документов:
- Приказ о назначении командировки по форме Т-9.
- Удостоверение по форме Т-10.
- Служебное задание, которое нужно выполнить в командировке.
- Отчет об исполнении задания.
Служебное задание обязательно нужно составлять только в том случае, если соответствующий пункт есть в локальных актах. Если же этого пункта нет, задание прописывается в приказе. Если сотрудник отправляется в командировку на служебном автомобиле, в приказе нужно отразить и это. К приказу необходимо приложить смету предполагаемых трат.
Перед командировкой работнику предоставляется аванс. Выдать деньги также можно дистанционно. Для этого используется перевод на банковскую карту. Деньги переводятся именно на зарплатную карту.
К СВЕДЕНИЮ! Продолжительность командировки может быть любой. Длительность ее законом не ограничивается. Зависеть она будет от количества поставленных задач, их сложности.
ВАЖНО! Рабочее место дистанционного специалиста устанавливается по адресу его проживания. Любые поездки в объекты, находящиеся в других городах, можно оформлять в качестве командировок. Служебной признается любая поездка, из которой нельзя вернуться в течение дня.
Если для поездок выдается служебный автомобиль, у сотрудника должны быть регистрационные бумаги и полис обязательного страхования. Путевые листы заполнить обязан сам специалист. Он также обязан учитывать ГСМ и следить за техническим состоянием авто.
Дополнительные особенности
Первый шаг – это подготовка к командировке. Если нужно получать согласие от работника, ему направляется уведомление. Согласно закону, уведомление нужно отправлять беременным и несовершеннолетним сотрудникам. Но на практике оно оформляется и тогда, когда работник направляется в продолжительную командировку.
Обоснование командировки – это, как правило, служебная записка. В ней указываются цели и задачи поездки, ее длительность. На записке проставляется печать компании. Если локальные акты не обязывают составлять записку, заменить ее можно приказом руководителя.
Возмещение расходов
В статье 167 ТК РФ указано, какие именно траты обязан возместить работодатель:
- На проезд.
- На аренду жилья.
- Суточные.
- Прочие издержки, предусмотренные внутренними актами.
Размер суточных составляет до 700 рублей в день. Это та сумма, трата которой не требует подтверждения. Если это выезд в другую страну, то компенсировать также требуется визовые и консульские сборы, траты на оформление загранпаспорта.
К СВЕДЕНИЮ! Руководитель фирмы может увеличить сумму суточных. Для этого нужно внести соответствующий пункт в локальные акты. Деньги, выплачиваемые сверх 700 рублей, облагаются НДФЛ.
Командировочные выдаются на основании заявления сотрудника. Соответствующее положение содержится в письме Минфина №03-11-11/42288. Назначение платежа – это деньги под отчет.
Рассмотрим дополнительные особенности выдачи денег:
- Если дистанционный работник ежедневно возвращается в город, в котором он обычно работает, командировочные начисляться не будут. Однако он может получить компенсацию своих трат. Для этого собирается документальное подтверждение трат на транспорт и прочее. Расходы возмещаются по окончании поездки.
- Перед поездкой выдается аванс. Он переводится, как правило, на зарплатную карту.
- Все документы, подтверждающие расходы сотрудника, предоставляются не позднее 15 дней после поездки.
- Если командировочный будет ездить на служебном транспорте, ему также выплачиваются компенсации на бензин. При этом нужно соблюдать установленные лимиты: 1 200 рублей в месяц, если объем двигателя не превышает 2 000 куб. метров. Если же он превышает эту отметку, лимит увеличивается до 1 500 рублей.
- Если это непродолжительная командировка, то размер компенсации определяется пропорционально дням.
- Если сотрудник использует служебное авто, к отчету должны прикрепляться чеки АЗС.
Что делать, если работник не до конца израсходовал аванс? Неистраченные деньги сдаются в кассу компании.
Особенности отправки в командировку дистанционного сотрудника
При отправке в командировку дистанционного специалиста обычно не возникает сложностей. Процедура не предполагает никаких дополнительных нюансов. Все выполняется так же, как и при отправке в командировку сотрудника, рабочее место которого находится в компании.
Единственная особенность – в рассматриваемой ситуации обычно все процедуры выполняются дистанционно. По электронной почте пересылаются документы, скрепляемые электронной подписью. Аванс направляется на банковскую карту. Однако, если обеим сторонам так удобно, сотрудник может явиться в офис лично.