Причины, по которым увольняющийся сотрудник отсутствует на работе в день увольнения, могут быть разными, но во всех случаях возникает вопрос, как произвести расчет. Ведь если этого не сделать, за нарушение норм трудового права придется отвечать работодателю.
Правильные действия работодателя
Не выданные в день увольнения работнику расчетные суммы – это повод привлечь фирму к ответственности по ст. 5.27 ч. 6 КоАП, ссылаясь на ст. 140 ТК РФ. Документы также должны быть выданы.
Предотвратить неприятные события поможет приведенный далее порядок действий:
- Отправка уведомления. Если сотрудник отсутствует, остается возможность уведомить его об окончании срока трудового договора по почте. Письмо направляется с описью вложения, с уведомлением о вручении. В письме необходимо отразить факт окончания трудовых отношений с определенной даты и указать на необходимость получения трудовой книжки (или сведений о трудовой деятельности, если велась электронная трудовая). Кроме того, работнику предлагается получить окончательный расчет причитающихся сумм. К пакету прикладывается расчетный листок, где указаны эти суммы, и копия увольнительного приказа. Отправляется письмо по последнему известному адресу работника. Документы почты, свидетельствующие об отправке письма, его получении, необходимо хранить на случай возникновения трудового спора.
- Не полученные из кассы работником деньги депонируют.
- Требование о расчете от работника. В ст. 140 ТК говорится об обязанности в такой ситуации выдать расчет на следующий день после получения требования от работника. Его тоже лучше оформить письменно – это гарантия и для работника, и для работодателя, что закон будет исполнен в срок. Если по суммам между сторонами возник спор, выплачивается неоспариваемая часть денег. Заявление должно содержать факт отсутствия на работе, причину (больничный, отпуск за свой счет, и др.) и просьбу о расчете согласно указанной выше статье ТК.
- Требование о выдаче трудовой книжки или сведений о работе. В ст. 84.1 ТК указывается на необходимость выдачи этих документов не позднее 3 рабочих дней после обращения бывшего сотрудника с соответствующей письменной просьбой.
- Отпуск и увольнение – два разных события. Если работник уходит в отпуск с последующим увольнением, ему делают отдельные выплаты по двум основаниям. Отпускные выплачиваются за 3 дня до начала (ст. 136-9 ТК РФ), остальные суммы расчета – в последний рабочий день до отпуска. Все суммы должны быть начислены до ухода в отпуск, поскольку фактические трудовые отношения прекращаются с началом отпуска (Письмо Роструда № 5277-6-1 от 24/12/07). На все суммы по расчету в последний рабочий день формируется и выдается расчетный листок. Днем увольнения при этом будет последний день отпуска (ст. 127-2 ТК РФ). Данные нюансы учитывают при подготовке пакета документов сотруднику, не явившемуся на работу в последний день. В частности, отпускные ему уже обязаны к моменту отсутствия выдать.
- С приказом об увольнении отсутствующего работника ознакомить возможность отсутствует. Вместо его подписи пометку об этом делает кадровый работник и заверяет своей подписью. В личной карточке делается стандартная запись об увольнении.
Еще несколько существенных моментов:
- Если известны банковские реквизиты работника, можно расчетные суммы перечислить ему на карту.
- Вместо отправки уведомления о необходимости соблюсти все формальности увольнения по почте можно передать пакет лично. Курьер или представитель фирмы должны получить в этом случае личную подпись увольняемого, удостоверяющую получение документов.
- В уведомлении можно предусмотреть вариант пересылки бумажной трудовой книжки или сведений, сформированных на основании электронной трудовой, без необходимости получать документы лично. На это необходимо письменное согласие работника.
Работодатель освобождается от ответственности за нахождение у него трудовой книжки работника, если тот не явился на работу в последний день, в следующих случаях (ст. 84.1 ТК РФ):
- после направления официального уведомления;
- если последний день работы не совпадает с днем увольнения на основании ч. 1 ст. 81 п. 6-а (прогул), ч. 1 ст. 83 п. 4 (вступление в силу судебного приговора) ТК РФ;
- если трудовой договор продлен в связи с беременностью работницы (ч. 2 ст. 261 ТК РФ).
Ошибки
Работодатели, не обнаружив увольняемого сотрудника на рабочем месте в последний трудовой день, как правило, совершают одни и те же ошибки:
- Передача наличных денег, начисленных за расчет, родственникам сотрудника, его знакомым. Перечисление денег на карту указанным лицам, с просьбой рассчитаться с работником. Такое возможно только при наличии доверенности от работника в адрес одного из этих лиц. Доверенность оформляет и удостоверяет сама организация в лице руководства или уполномоченного на это сотрудника (ст. 185.1 п. 3, 4 ГК РФ).
- Выдача родственникам, знакомым бывшего сотрудника его трудовой книжки или сведений из электронной трудовой книжки без доверенности.
- Пересылка трудовой книжки или сведений по почте без письменного согласия работника на указанные действия. Чаще всего эту ошибку совершает работодатель, стремясь в день увольнения сотрудника исполнить закон и освободиться от ответственности за удержание чужих документов. Однако правильным будет соблюдение порядка расчета и выдачи, о котором мы рассказали в статье.
Совет! Если увольняющийся сотрудник отсутствует на рабочем месте в последний день работы, не спешите издавать приказ об увольнении за прогул. Он может заболеть без возможности сообщить об этом, и обязанности такой у него по закону нет. Увольнять сотрудника, находящегося на больничном, по инициативе работодателя запрещается, за исключением случая ликвидации фирмы (ст. 81 ТК РФ).