Компания видит, что расходы на обработку заказов выросли на треть. Но сама сумма еще не объясняет, почему это произошло. Если рост связан с количеством заказов, именно оно может стать «драйвером затрат».
Драйвер затрат показывает фактор, который вызывает затраты или влияет на их величину. Например, расходы на переналадку оборудования могут зависеть от числа переналадок, а затраты на обработку закупок — от количества заказов поставщикам.
Ну а сегодня разберем, как найти драйвер затрат, зачем он нужен в ABC-калькуляции и почему его не стоит механически приравнивать к любой базе распределения.
О понятии
Итак, драйвер затрат, или cost driver, — это измеримый фактор, который связан с возникновением или изменением затрат. Он помогает ответить не только на вопрос «сколько потратили», но и на более полезный вопрос — «из-за чего эта сумма появилась».
Обращаясь к первоисточнику, в материалах Institute of Management Accountants cost driver описан как показатель деятельности, который находится в причинной связи с возникновением затрат. В ABC также выделяют драйверы, через которые стоимость деятельности относят на продукты, услуги и другие объекты затрат.
Проще говоря, расходы сами по себе — это результат. Драйвер помогает найти фактор, который этот результат формирует.
Например, зарплата сотрудников отдела закупок составляет 600 000 рублей в месяц. Для анализа одной суммы мало. Если основная работа отдела связана с оформлением заказов, полезным драйвером может стать их количество.
При этом термин относится прежде всего к управленческому учету. Компания сама строит такую модель под свои процессы и задачи.
Как драйвер работает в ABC-калькуляции
Особенно важен драйвер затрат в Activity-Based Costing, или ABC. Этот метод распределяет косвенные затраты через виды деятельности, которые потребляют продукты, услуги, клиенты или другие объекты учета.
Сначала компания выделяет деятельность. Например, это прием заказов, контроль качества или переналадка станков. Затем связанные затраты собирают в отдельный пул.
После этого для каждой деятельности ищут показатель, который лучше всего отражает ее потребление. Так, для контроля качества им может стать число проверок, а для работы оборудования — машино-часы.
Ставку драйвера можно рассчитать так: СД = З / Д, где СД — ставка на единицу драйвера, З — затраты соответствующего пула, Д — общий объем драйвера за период.
Затем затраты объекта определяют по формуле: ЗО = СД × ДО, где ДО — объем драйвера, который потребил конкретный объект.
Пример расчета по драйверу затрат
Допустим, обработка заказов обходится компании в 300 000 рублей в месяц. За этот период сотрудники обработали 1 500 заказов. Значит, ставка драйвера составит 200 рублей за заказ: 300 000 / 1 500.
Продукт А потребовал обработки 400 заказов. Тогда на него приходится 80 000 рублей этих затрат: 200 × 400.
В результате расходы распределяются не просто пропорционально объему выпуска. Они следуют за той деятельностью, которую конкретный продукт действительно потребляет.
Кстати, если нужно посмотреть на расчет шире, у нас на сайте есть отдельный материал про калькуляцию себестоимости. Драйвер затрат — лишь один из инструментов, с помощью которых компания может распределять и анализировать расходы.
Какими бывают драйверы затрат
Один и тот же показатель не подходит для всех процессов. Поэтому драйвер выбирают отдельно под ту деятельность, затраты которой нужно объяснить.
Например, возможны такие связки:
| Деятельность | Возможный драйвер затрат |
|---|---|
| Оформление закупок | Количество заказов поставщикам |
| Переналадка оборудования | Количество переналадок |
| Работа станков | Машино-часы |
| Контроль качества | Количество проверок |
| Поддержка клиентов | Количество обращений |
| Складская обработка | Количество перемещений или комплектований |
Однако даже эта таблица не дает универсальных ответов. Например, один отдел поддержки тратит на каждое обращение примерно одинаковое время. Тогда количество обращений выглядит разумным драйвером.
А вот в другой компании один запрос закрывают за две минуты, а другой требует нескольких часов специалиста. В таком случае лучше может работать время обработки или другой показатель интенсивности.
Хороший драйвер должен отражать реальную связь с затратами. Показатель, который просто легко выгрузить из системы, еще не становится подходящим только из-за удобства расчета.
Как выбрать драйвер затрат
Прежде всего нужно понять сам процесс. Если начать сразу с доступных цифр, легко выбрать показатель, который красиво считается, но ничего не объясняет.
Проверку можно провести по шагам:
- Опишите деятельность и затраты, которые хотите объяснить или распределить.
- Найдите фактор, из-за которого эта деятельность выполняется чаще или требует больше ресурсов.
- Выберите показатель, который можно измерять без несоразмерных затрат на сбор данных.
- Проверьте на фактических периодах, меняются ли затраты вместе с выбранным фактором.
- Сравните возможные варианты и закрепите методику для дальнейших расчетов.
Например, для ремонтной службы можно начать с количества заявок. Однако если стоимость работы определяется прежде всего длительностью ремонта, количество заявок будет слишком грубым показателем.
Кроме того, точность модели должна быть оправдана ее пользой. Иногда сбор идеального драйвера обходится дороже, чем дополнительная точность управленческого отчета.
Драйвер затрат и база распределения
Эти понятия близки, но между ними есть важная разница. Драйвер объясняет причинную связь с затратами. База распределения отвечает на технический вопрос: по какому показателю разделить общую сумму между объектами.
В хорошей модели они могут совпасть. Например, если расходы службы закупок действительно растут вместе с количеством заказов, количество заказов становится и драйвером, и базой распределения.
Но так происходит не всегда. Иногда компания выбирает приближенный показатель, потому что точные данные получить сложно.
| Критерий | Драйвер затрат | База распределения |
|---|---|---|
| Главный вопрос | Что вызывает или изменяет затраты | По какому показателю разделить сумму |
| Причинная связь | Имеет ключевое значение | Желательна, но иногда используют приближенный показатель |
| Пример | Количество заказов вызывает нагрузку на отдел закупок | Расходы отдела распределяют пропорционально количеству заказов |
Поэтому само распределение еще не доказывает, что выбран настоящий драйвер. Если затраты IT-службы делят между отделами по численности сотрудников, это может быть разумной базой. Но сначала стоит проверить, действительно ли количество работников связано с потреблением IT-ресурсов.
Кстати, похожая задача возникает при работе с центрами затрат. У нас на сайте отдельно показано, почему общие расходы важно распределять по показателю, который связан с причиной их возникновения.
Зачем анализировать драйверы затрат
Если компания понимает драйвер, цифра в отчете становится гораздо полезнее. Например, рост расходов на логистику сам по себе говорит лишь о результате. А рост числа срочных доставок уже показывает возможную причину.
Поэтому драйверы помогают решать несколько задач. В частности, с их помощью можно точнее считать себестоимость, сравнивать продукты и клиентов, находить дорогие процессы и строить сценарии бюджета.
Кроме того, драйвер позволяет отделить рост бизнеса от ухудшения эффективности. Например, расходы отдела закупок выросли на 20%, но количество заказов увеличилось на 40%. В таком случае сама сумма затрат выросла, а стоимость обработки одного заказа снизилась.
Важно понимать, что уменьшение драйвера не всегда сразу уменьшает сами расходы. Если число заявок сократилось вдвое, зарплата постоянной команды поддержки в тот же момент не обязательно станет вдвое меньше.
То есть драйвер показывает причинную связь и потребление деятельности, но поведение расходов нужно анализировать отдельно. Особенно это важно для постоянных затрат и свободной мощности.
Ошибки при работе с драйверами
Самая частая проблема — выбирать показатель после того, как уже известен желаемый результат. Тогда методика начинает подгонять распределение, а не объяснять затраты.
Кроме того, стоит избегать и других ошибок:
- драйвер не связан с реальной причиной затрат;
- показатель выбран только потому, что его проще получить;
- один драйвер используют для нескольких разных по природе процессов;
- исходные данные собирают по разным правилам в разных подразделениях;
- снижение количества операций принимают за гарантированное снижение расходов.
Например, распределять все общепроизводственные расходы только по зарплате рабочих удобно. Но если значительную часть затрат вызывает работа оборудования, такая база способна исказить себестоимость отдельных продуктов.
Подробнее саму задачу распределения мы разбирали у нас на сайте в материале про общепроизводственные расходы. Там показано, как выбор базы влияет на итоговую себестоимость.
В итоге драйвер затрат нужен не ради еще одного показателя в отчете. Он связывает деньги с реальным процессом и помогает понять, почему расход возник или изменился.
Если такая связь действительно найдена, компания может точнее распределять затраты и управлять их причиной. А если показатель выбран формально, даже идеально рассчитанная ставка даст лишь более сложную версию неточного результата.