Компания видит на счете 800 000 рублей и решает, что денег достаточно. Однако через три дня нужно выплатить зарплату, еще через два — рассчитаться с поставщиком, а крупный клиент обещал перевести деньги только на следующей неделе. Такие ситуации помогает заранее увидеть «платежный календарь».
Он показывает не только сумму денег, но и даты будущих поступлений и выплат. Поэтому бизнес может заметить нехватку средств до срока очередного платежа.
Сегодня же разберем, как устроен платежный календарь, что в него включать и чем он отличается от бюджета движения денежных средств.
О понятии
Итак, платежный календарь — это краткосрочный план движения денег. В нем по конкретным датам показывают остаток средств, ожидаемые поступления и запланированные выплаты.
Проще говоря, календарь отвечает на вопрос: хватит ли компании денег в каждый отдельный день, когда нужно платить по обязательствам?
Обращаясь к первоисточнику, в материалах Института профессиональных бухгалтеров и аудиторов России платежный календарь назван финансовым планом поступления и расходования денежных средств на определенный период для оперативного управления и контроля денежных потоков. Это профессиональная методика, а не установленная законом обязательная форма для всех компаний.
Обычно такой план ведут на несколько дней, недель или месяц. При этом чем ближе дата, тем точнее должны быть сведения. Например, платеж поставщику по уже выставленному счету можно поставить на конкретный день, а будущую выручку от новых продаж приходится оценивать осторожнее.
Как работает платежный календарь
Сначала берут деньги, которые есть у бизнеса на начало дня. Затем прибавляют ожидаемые поступления и вычитают выплаты.
Упрощенная формула выглядит так: остаток на конец дня = остаток на начало дня + поступления − платежи.
Полученный остаток становится начальной суммой следующего дня. Поэтому один крупный платеж влияет и на последующие даты.
Пример ситуации
Допустим, утром у компании есть 300 000 рублей. В понедельник клиент перечислит 100 000 рублей, а поставщику нужно заплатить 150 000 рублей. Остаток составит 250 000 рублей.
Во вторник поступлений не ожидается, зато нужно выплатить 400 000 рублей. Расчет дает минус 150 000 рублей. А в среду должен прийти платеж покупателя на 500 000 рублей.
Так календарь показывает проблему заранее: за период в целом денег может хватать, но во вторник возникает нехватка. Это — кассовый разрыв.
При этом отрицательный плановый остаток не означает минус на банковском счете. Он показывает, что при заданном графике компания не сможет провести все выплаты за счет имеющихся денег.
Что включают в платежный календарь
Единого обязательного шаблона нет, поэтому набор колонок зависит от бизнеса. Однако календарь должен позволять понять, откуда придут деньги, куда они уйдут и какой остаток получится после операций.
Обычно в него включают:
- дату поступления или платежа;
- остаток денег на начало дня;
- ожидаемые поступления и другие притоки;
- будущие выплаты и их назначение;
- счет или кассу, если деньги ведутся раздельно;
- плановый остаток на конец дня.
Кроме того, полезно разделять подтвержденные и вероятные поступления. Если покупатель обязан заплатить 10 сентября, это еще не гарантирует, что деньги окажутся на счете именно утром 10 сентября. Поэтому при задержках со стороны клиентов слишком оптимистичный календарь быстро теряет смысл.
А вот перевод между собственными счетами требует отдельного внимания. Для конкретного счета это расход и поступление, но для бизнеса в целом денег больше не становится.
Как составить платежный календарь
Сначала нужно выбрать горизонт планирования. Для оперативного контроля часто удобен месяц с разбивкой по дням, хотя конкретный период зависит от скорости оборота и предсказуемости платежей.
После этого порядок выглядит так:
- Зафиксируйте остатки денег на счетах и в кассе на начало первого дня.
- Соберите ожидаемые поступления: оплаты покупателей, кредитные средства и другие притоки.
- Внесите будущие выплаты по договорам, зарплате, налогам, кредитам, аренде и закупкам.
- Поставьте операции на реальные даты. Если срок неизвестен, используйте обоснованный прогноз и отметьте его отдельно.
- Рассчитайте остаток по каждому дню и найдите даты возможной нехватки средств.
- По мере новых оплат и переносов обновляйте календарь и сравнивайте план с фактом.
Кстати, источником данных служат не только бухгалтерские документы. Для будущих операций важны договоры, графики оплат, заявки подразделений и планы продаж.
Именно поэтому календарь нельзя составить в начале месяца и больше не открывать. Если клиент перенес оплату или появился новый счет, будущий остаток тоже меняется.
Чем платежный календарь отличается от БДДС
Оба инструмента работают с деньгами, но решают разные задачи. Бюджет движения денежных средств показывает финансовый план на более крупном уровне, а платежный календарь переводит ближайшие поступления и выплаты в конкретные даты.
| Критерий | Платежный календарь | БДДС |
|---|---|---|
| Главный вопрос | Хватит ли денег в конкретную дату? | Как будет двигаться денежный поток за период? |
| Детализация | До дней и отдельных платежей. | Обычно по статьям и более крупным периодам. |
| Назначение | Оперативно управлять оплатами и остатками. | Планировать денежные потоки и контролировать бюджет. |
Например, в БДДС на сентябрь предусмотрено 3 млн рублей платежей поставщикам. Однако из этой суммы не видно, что 2 млн нужно перечислить уже 3 сентября, тогда как основная выручка ожидается 8 сентября. Платежный календарь показывает этот разрыв по датам.
Поэтому календарь и БДДС не заменяют друг друга. В компании с бюджетированием ближайшие платежи можно сначала сверять с утвержденными статьями бюджета, а затем распределять по датам.
Что делать, если календарь показывает нехватку денег
Минус в будущем периоде полезен тем, что до даты платежа еще можно изменить ситуацию. Сначала стоит проверить исходные данные: все ли поступления учтены, верны ли сроки и не попал ли один платеж в таблицу дважды.
Если расчет верный, варианты зависят от обязательств. Например, компания может ускорить получение дебиторской задолженности, договориться с поставщиком о новом сроке, перенести необязательную покупку или заранее найти краткосрочное финансирование.
Перенести строку в календаре недостаточно, чтобы изменился срок самого обязательства. Если дата оплаты закреплена договором или законом, просрочка может повлечь предусмотренные для нее последствия. Поэтому сначала меняют договоренность или находят источник денег, а уже затем корректируют план.
Кроме того, полезно установить минимальный резерв. Тогда календарь предупредит о напряженной ситуации еще до появления отрицательного остатка.
Какие ошибки делают календарь бесполезным
Сам расчет редко вызывает сложности. Обычно проблема появляется в исходных данных или в порядке работы с ними.
Проверить стоит следующее:
- Все продажи записаны как гарантированные поступления. Если клиент может задержать оплату, прогноз лучше строить с учетом реальной истории расчетов.
- План не обновляют. Тогда таблица быстро описывает старую ситуацию, а решения принимаются по неверным цифрам.
- Прибыль считают доступными деньгами. Продажа с отсрочкой способна дать выручку и прибыль раньше, чем покупатель перечислит оплату.
- Внутренние переводы увеличивают общий приток. Перемещение денег между своими счетами меняет их размещение, но не общую сумму средств компании.
- Платежи переносят только ради красивого остатка. Календарь должен отражать реальные сроки, иначе он скроет проблему вместо предупреждения о ней.
В результате хороший платежный календарь показывает не то, сколько денег у бизнеса «вообще», а когда именно они будут доступны. Если сведения регулярно обновляются, компания заранее видит напряженные даты и получает время решить вопрос до наступления платежа.