С 1 сентября заработают обновленные требования к работе с электронными авианакладными. Перевозчикам придется адаптировать свои деловые процессы под контроль госсистемы, чтобы сохранить легальный статус перевозок.
Как изменится порядок работы с ГИС ЭПД?
Весь документооборот к осени необходимо интегрировать в цифровую среду, отправляя данные в ГИС ЭПД. Для начала работы выберите оператора и заключите с ним контракт. Он, выступая в качестве посредника, будет транслировать ваши данные напрямую в базу через десять минут после того, как вы их сформируете. Система мгновенно проверит структуру данных, уникальность номеров и электронную подпись. При успешном прохождении контроля файл уйдет в обработку, а вы увидите актуальный статус документа. Если будет технический сбой, то информсистема сохранит документ и выдаст код конкретной ошибки. В таком случае придется создать файл заново.
Взаимодействие с системой базируется на основании специального соглашения об ЭДО. По запросу властей оператор вправе сообщить уникальные идентификаторы ваших документов, а госорганы получат доступ к ним через СМЭВ.
Таким образом, вы сможете полностью контролировать логистическую цепочку, исключая риск потери важных сведений. ГИС ЭПД работает круглосуточно и обеспечивает бесперебойный доступ к данным.
ГИС ЭПД хранит электронные авиадокументы пять лет. Любые официальные лица всегда имеют доступ к этим архивам через систему взаимодействия.
Можно ли будет использовать бумажные документы?
Несмотря на глобальный курс на цифру, вы сохраняете право использовать традиционные бланки в исключительных ситуациях. Так, бумажный формат можно использовать, если:
- отключили интернет;
- сломался софт для информационного обмена;
- у вашего представителя нет подходящей электронной подписи для получения госуслуг.
Кроме того, по-прежнему существует конкретный перечень товаров, которые можно перевозить по старым правилам. В него входят грузы с объявленной стоимостью и вещества, которые портятся после срока годности. Бумажный документ в этом случае становится страховкой на случай технических сбоев или специфических условий транспортировки. При этом учитывайте запреты на корректировку ключевых данных:
- нельзя исправлять сведения о том, как именно передан груз перевозчику;
- нельзя менять замечания, которые внес экипаж при приеме коробок;
- нужно оставлять в исходном виде данные о том, как получатель забрал товар;
- нельзя вносите правки в данные после того, как система зафиксировала выдачу.
Сейчас у вас есть выбор — перейти на электронный формат или оставить все как есть. Однако этот период добровольного участия скоро завершится. Подготовьте заранее техническую базу, ПО и обязательно обучите персонал новым правилам.