Форма АО-1. Авансовый отчёт

Заполнение авансового отчета происходит в тех случаях, когда работники предприятий и организаций получают из бухгалтерии под отчет некоторую сумму на расходы, сопутствующие их профессиональной деятельности.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк авансового отчёта .xlsСкачать образец заполнения авансового отчёта .xls

Чаще выдача средств происходит на командировочные расходы или расходы, связанные с хозяйственно-бытовой деятельностью фирмы, например, покупка канцтоваров, офисной бумаги, предметов мебели и т.д. Но прежде чем выдать финансы, бухгалтер должен получить соответствующее распоряжение или приказ от директора предприятия, в котором будет указана точная сумма и цели выдачи аванса.

После того, как расходы будут произведены, сотрудник, получивший деньги, обязан вернуть остаток в кассу предприятия или же, если был произведен перерасход, получить из кассы излишне потраченные деньги. Именно на этом этапе и оформляется документ под названием «Авансовый отчет».

Таким образом, авансовый отчет оформляют за выдачу денег:

• на зарубежную командировку;
• на хозяйственные затраты;
• на эксплуатацию рабочего транспорта во время рабочей поездки.

При этом содержание документа не меняется в зависимости от ситуации, так как о любых из перечисленных действиях требуется одинаковая информация.

Как подтверждать расходы?

Просто так вернуть оставшиеся деньги в кассу предприятия нельзя. Необходимо передать специалистам отдела бухгалтерии бумаги, подтверждающие то, что подотчетные средства были потрачены именно на те цели, на которые они предоставлялись. В качестве таковых доказательств, в первую очередь, выступают кассовые и товарные чеки, квитанции, поездные билеты, бланки строгой отчетности и т.п. Все вышеназванные документы должны иметь четко читаемые реквизиты, даты и суммы.

Кроме того, в пункте 6.3 Указания Банка России № 3210-У утверждены сроки предоставления документа. Так, если отчет оформляет юрлицо, то период устанавливает руководитель компании. А предприниматель должен получить этот документ во время выдачи средств «подотчетнику». В иных случаях работник обязан предоставить отчет в течение 3 суток с момента приезда из командировки.

Правила составления отчета

Госкомстат РФ рекомендует в Постановлении № 55 использовать унифицированный бланк АО-1. В шаблоне есть все необходимые графы и поля, которые нужно просто заполнить. Однако закон не настаивает на обязательном его использовании. Поэтому некоторые компании предпочитают использовать бланки, разработанные индивидуально и закрепленные в учетной политике.

В последнем случае бухгалтер и руководитель должны обязательно внести в документ поля для обязательных сведений:

• об организации, выдавшей деньги;
• о «подотчетнике»;
• о точной сумме;
• о целях, для которых предназначены деньги.

Законодательство не утверждает конкретный комплект документов, которые необходимо прикладывать к авансовому отчету. Однако его невозможно составить без чека ККТ либо аналогичных документов, подтверждающих расходы. Поэтому их тоже надо отразить здесь. Кроме того, авансовый отчет содержит подписи сотрудников бухгалтерии, выдавших деньги и принявших остаток, а также того работника, на которого были оформлены подотчетные средства.

Чтобы чек сохранил все данные, так как они могут, например, выцвести, желательно запрашивать документ у продавца в электронном виде. Второй рабочий метод: продублировать необходимые данные в чека в отчет.

Корректировка данных в авансовом отчете

Авансовый отчет относится к первичной бухгалтерской документации, к его заполнению стоит относиться очень внимательно и стараться не допускать ошибок. В тех случаях, когда избежать этого не удалось, лучше заполнить новый бланк.

Однако закон допускает и внесение правок, если подотчетник все-таки допустил ошибку. Для этого нужно зачеркнуть недостоверные сведения, а сверху указать правильную информацию. Важно уточнить дату корректировки и подтвердить достоверность подписями лиц, причастных к редактированию. Причем виза должна иметь расшифровку, а рядом надо указать должность этого человека.

Пример составления авансового отчета

Несмотря на серьезное название и важное значение документа, его заполнение не является большой сложностью.
Первую часть документа заполняет сотрудник, получивший деньги под отчет:

• В начале пишется название компании и указывается его код ОКПО
  (Общероссийский классификатор предприятий и организаций). Эти данные должны соответствовать регистрационным бумагам фирмы. Далее вписывается номер бухгалтерского отчета и дата его составления.
• Слева оставляют несколько строк на утверждение директора предприятия: здесь после заполнения всего отчета руководителю необходимо будет внести сумму прописью, поставить подпись и дату утверждения документа.
• Затем идет информация о сотруднике: вписывается структурное подразделение, к которому он относится, его табельный номер, фамилия, имя, отчество, указывается должность и назначение выданного аванса.

Далее документ содержит две таблицы.

В левую таблицу подотчетный сотрудник вносит сведения о выданных средствах: указывает общую сумму, информацию о том, в какой валюте она была выдана, если используются денежные единицы других стран. Ниже вписывается сумма остатка или перерасхода средств.

В правую таблицу вносит данные специалист бухгалтерии. Сюда вписывается информация о бухгалтерских счетах и операциях, в частности указываются субсчета, по которым проходят деньги и конкретные суммы.

Под таблицей указывают количество приложений к авансовому отчету, то есть документов, подтверждающих расходы.

После заполнения всех необходимых сведений, отчет и прилагаемые к нему бумаги, обязан проверить главный бухгалтер и в соответствующей строке (прописью и цифрами) указать утверждаемую к отчету сумму.

Затем в отчете расписываются бухгалтер и главный бухгалтер, а также указываются сведения об оставшихся или излишне потраченных средствах. В соответствующих ячейках указывается конкретная сумма и кассовый ордер, по которому она проходит. Кассир, принявший остаток или выдавший перерасход, также ставит под документом свою подпись.

Оборотная часть авансового отчёта содержит полный перечень с указанием реквизитов, дат выдачи, названий, точной суммы каждого расхода, а также номер бухгалтерского субсчета, по которому они проходят.

Под таблицей подотчетное лицо должно поставить свою подпись, которая будет свидетельствовать о достоверности внесенных данных.

Последний раздел (отрезная часть) включает расписку бухгалтера, которому подотчетный сотрудник передал доказывающие затраты документы. Здесь указываются:

• Ф.И.О. подотчетника;
• номер и дата отчета;
• размер выданных к расходованию средств (прописью);
• количество документов подтверждающих затраты.

Затем бухгалтер должен поставить под документом свою подпись и дату заполнения документа и передать эту часть сотруднику, предоставившему отчёт.