Служебная записка на представительские расходы – это документ, с которым один из сотрудников организации обращается к директору или главному бухгалтеру, просит произвести списание денег из бюджета предприятия на те или иные нужды, связанные с представительством. Сегодня мы разберемся, что может пониматься под представительскими расходами, зачем нужна подобная служебная записка, как правильно её составить.
Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документу- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк служебной записки на представительские расходы .docxСкачать образец служебной записки на представительские расходы .docx
Представительские расходы
Под представительскими расходами могут пониматься любые денежные затраты, использованные в рамках представления интересов своей или других организаций. Например, менеджер осуществляет выезд на обусловленное с контрагентом место для проведения демонстрации продукции фирмы. Так, сотруднику потребуется добраться до места встречи, а значит, потребуются деньги на транспорт, продемонстрировать товар или даже выдать партнеру пробный экземпляр и так далее. Подобные расходы в предпринимательском сегменте называют представительскими.
Также под представительскими расходами могут пониматься средства, затраченные предприятием для найма юриста в целях представительства интересов юридического лица в суде общей юрисдикции или арбитражном суде. Изначально компания платит из своего кармана, однако в дальнейшем затраченные суммы могут быть взысканы с проигравшей по делу стороны в принудительном порядке.
Представительские расходы на юристов
Представительские расходы за помощь юриста в ведении дела можно взыскать при соблюдении нескольких условий. Во-первых, специалист должен осуществлять работу на основании договора гражданско-правового характера, то есть не быть штатным сотрудником организации. Во-вторых, в судебном споре необходимо победить, ведь в противном случае взыскивать расходы будет ваш оппонент по судебной тяжбе.
Организация и юрист подписывают договор возмездного оказания юридических услуг. За каждое действие, совершенное представителем, придётся заплатить из своего кармана. Конкретная схема оплаты обсуждается в индивидуальном порядке. Представитель может работать за фиксированную плату, процент от отсуженной суммы, взысканные с контрагента судебные расходы. В любом случае кроме последнего организации придётся выделять средства из своего бюджета.
Представительские расходы на обслуживание
Представительские расходы на обслуживание актуальных и потенциальных контрагентов включают в себя следующие направления:
- транспортные расходы для своих и чужих сотрудников;
- организация мероприятия;
- буфетное обслуживание;
- услуги специалистов (видеооператор, секретарь, переводчик и так далее).
Служебная записка необходима для того, чтобы организация выделила из бухгалтерии деньги на осуществление всех вышеперечисленных задач. Притом совершенно неважно, составляется документ после проведения запланированного мероприятия или же до. В этом вопросе всё будет зависеть от договоренностей по оплате. Как бы то ни было, нарушать обязательства по договору – это крайне плохая идея. Компании в любом случае придётся расплатиться по счетам, ведь в противном случае деньги взыщут в судебном порядке.
Служебная записка как документ
Служебная записка выступит в качестве основания для списания денежных средств из бюджета организации. Документ пишется на имя директора, который проанализирует целесообразность выделения денег, оценит все риски и примет решение относительно удовлетворения или неудовлетворения просьбы своего сотрудника. Если руководство одобрит инициативу, на записке появляется подпись «согласовано», а сама официальная бумага возвращается заявителю. Теперь её можно предъявлять в бухгалтерию, где главбух уже будет заниматься выдачей денег.
Написать записку можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Сам текст оформляется на чистом листе бумаги формата А4.
Инструкция по составлению записки
Служебная записка на представительские расходы по структуре разделяется на несколько смысловых блоков: шапку, основную часть с разъяснением причин, целей и конкретных денежных сумм, обращения к руководству с соответствующей просьбой, а также реквизитов. Разберемся, как не допустить банальных ошибок, сделать всё правильно.
В шапке заявитель записки прописывает, кому и от кого она подаётся. Здесь мы в дательном падеже укажем ФИО нашего директора, полное название фирмы. Далее по тексту обозначим ФИО сотрудника-заявителя, занимаемую им должность на предприятии.
Ниже по документу мы начинаем выдвигать свою инициативу по проведению того или иного мероприятия, на которое потребуются деньги. Рассказываем, что конкретно мы планируем, для кого, с какой целью, сколько на это потребуется затратить. Чем больше информации вы разместите на бумаге, тем меньше у руководителя будет вопросов, а значит, ответ поступит быстрее.
Следующим шагом обращаемся к директору напрямую, просим выделить денежные средства в твёрдой сумме, обозначаем граничные временные рамки выдачи. Если дело срочное, лучше прямо указать этот факт в содержательной части. Просрочка исполнения обязательства может стать основанием для начисления неустойки, чему руководство вряд ли обрадуется.
Итоговый вариант служебки мы подписываем, ставим дату его оформления, передаём на рассмотрение. Можно вручить официальную бумагу директору лично либо передать по цепочке соподчинённости. В любом случае документ дойдет до стола директора и будет рассмотрен.
Примерный образец
