Бумажная накладная годами ехала вместе с грузом и переходила из рук в руки. Теперь значительная часть такого документооборота проходит через «Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД)».
С 1 сентября 2026 года для ряда перевозочных и экспедиторских документов электронная форма стала обязательной. Однако участники перевозки не загружают файлы прямо в ГИС ЭПД: взаимодействие идет через операторов информационных систем электронных перевозочных документов.
Ну а сегодня разберем, как устроена ГИС ЭПД и какие документы проходят через нее. Кроме того, посмотрим, кому нужно подключаться к оператору, как проверяют документы на дороге и когда бумага все еще допустима.
О понятии
Итак, ГИС ЭПД — это государственная информационная система для работы с электронными перевозочными документами. Она получает сведения о перевозках, обрабатывает их, хранит и предоставляет уполномоченным государственным органам.
Система начала работать с 1 сентября 2022 года. Сначала электронный документооборот применялся преимущественно добровольно. А вот с 1 сентября 2026 года для ряда документов электронная форма стала обязательной.
Обращаясь к первоисточнику, основы работы системы закреплены в статье 18.1 Федерального закона № 259-ФЗ. Электронные перевозочные документы формируются участниками информационного взаимодействия и направляются в ГИС ЭПД. При этом обмен происходит через специальные информационные системы электронных перевозочных документов.
Проще говоря, ГИС ЭПД представляет собой государственное ядро транспортного электронного документооборота. При этом обычный бизнес взаимодействует с ним не напрямую, а через специализированную инфраструктуру.
Пример ситуации
Допустим, магазин отправляет партию товара покупателю через автоперевозчика. Грузоотправитель оформляет электронную транспортную накладную в сервисе своего оператора ИС ЭПД. Затем документ подписывают нужные участники, а необходимые сведения поступают через оператора в ГИС ЭПД.
ГИС ЭПД и оператор ИС ЭПД
Эти два понятия легко принять за одну систему. Однако они выполняют разные задачи.
ГИС ЭПД — государственная часть инфраструктуры. Оператор ИС ЭПД, в свою очередь, предоставляет бизнесу сервис, через который создают, подписывают и передают документы.
| Элемент | Что делает |
|---|---|
| ГИС ЭПД | Получает, обрабатывает и хранит перевозочные документы и сведения |
| Оператор ГИС ЭПД | Обеспечивает работу государственной системы |
| Оператор ИС ЭПД | Обеспечивает электронный обмен участников и передачу сведений в ГИС ЭПД |
| Участник перевозки | Формирует и подписывает документы через выбранную информационную систему |
То есть перевозчик или грузоотправитель обычно работает в интерфейсе коммерческого оператора. Напрямую подключаться к государственной системе ему не требуется.
В частности, Минтранс в разделе о подключении к ГИС ЭПД прямо указывает, что юридические и физические лица напрямую к системе не подключаются. Вместо этого участник заключает соглашение об электронном документообороте с оператором ИС ЭПД.
Кроме того, выбирать нужно оператора из официального реестра Минтранса. Иначе предусмотренный законом обмен с государственной системой обеспечить не получится.
Какие документы стали обязательными электронными
С 1 сентября 2026 года перечень обязательных электронных документов заметно расширился. Причем реформа затронула сразу несколько видов транспорта и транспортную экспедицию.
В частности, в электронном виде по общему правилу оформляются:
- транспортная накладная при автомобильной перевозке груза;
- заказ или заявка на автомобильную перевозку в предусмотренных законом случаях;
- транспортная железнодорожная накладная;
- грузовая накладная при воздушной перевозке;
- поручение экспедитору;
- экспедиторская расписка;
- складская расписка.
Основу реформы установил Федеральный закон от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ. Кроме того, для отдельных видов документов Правительство и Минтранс утвердили специальные правила. Например, для экспедиторского документооборота действует Постановление Правительства РФ № 469.
Иначе говоря, с осени 2026 года ГИС ЭПД уже нельзя воспринимать только как добровольный сервис для отдельных крупных перевозчиков.
Не все документы в ГИС ЭПД обязательны
Здесь есть важное различие. Система технически поддерживает больше видов документов, чем перечень обязательной электронной формы с 1 сентября 2026 года.
Например, через инфраструктуру ГИС ЭПД можно работать с электронным путевым листом. Кроме того, используются электронная сопроводительная ведомость, заказ-наряд и договор фрахтования.
Однако сам факт наличия электронного формата еще не делает его обязательным во всех случаях.
Электронный путевой лист и электронная транспортная накладная — разные документы. Закон № 140-ФЗ сделал обязательной электронную транспортную накладную по общему правилу, но не ввел с 1 сентября 2026 года такую же всеобщую обязанность для путевого листа.
Поэтому по каждому документу нужно проверять собственное правило. Иначе можно ошибочно перенести обязательность транспортной накладной на весь документооборот перевозчика.
Как документ проходит через систему
Прежде всего участники перевозки работают со своими операторами ИС ЭПД. При этом стороны одной перевозки могут выбрать разных операторов.
Порядок в общем виде выглядит так:
- Сначала участник формирует нужный электронный перевозочный документ.
- Затем предусмотренные лица подписывают соответствующие части документа.
- После этого оператор обеспечивает обмен между участниками перевозки.
- Кроме того, необходимые документы и сведения направляются в ГИС ЭПД.
- В итоге государственная система получает юридически значимую информацию о перевозке.
Если участники пользуются разными сервисами, менять оператора ради одной перевозки не нужно. Напротив, системы операторов должны обеспечивать обмен между собой.
В частности, статья 18.1 Закона № 259-ФЗ предусматривает взаимодействие информационных систем разных операторов. Поэтому грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель могут пользоваться сервисами разных поставщиков.
По сути, ГИС ЭПД получает сведения поверх уже организованного электронного взаимодействия участников перевозки.
Можно ли смешивать бумагу и электронный формат
Если перевозка уже оформляется электронно, просто заменить один из этапов бумажным документом нельзя. Минтранс отдельно обращает внимание на целостность выбранного документооборота.
То есть электронно начатая перевозка продолжается в электронной форме. А вот документооборот, который на законном основании начат на бумаге, завершается на бумаге.
Смешанный документооборот по одной и той же перевозке законодательством не предусмотрен. Поэтому нельзя оформить начало транспортной накладной электронно, а затем продолжить тот же документ на бумаге только потому, что одному из участников так проще.
При этом исключения из обязательной электронной формы никуда не исчезают. Если конкретная перевозка подпадает под такое исключение, бумажный вариант остается допустимым.
Чем подписывают электронные документы
Электронная форма не означает обычный PDF, отправленный по почте. Документ создается в установленном формате и подписывается предусмотренной электронной подписью.
В частности, законодательство допускает использование усиленной квалифицированной электронной подписи. Кроме того, для отдельных участников и действий предусмотрены и другие разрешенные способы подписания.
Если документ подписывает сотрудник от имени организации, значение имеют его полномочия. Поэтому вместе с внедрением ЭПД нужно проверить роли работников и используемые доверенности.
Кстати, если нужно отдельно разобраться в видах подписи и их юридической силе, этот вопрос мы подробно рассмотрели в статье про квалифицированную электронную подпись. Для конкретного ЭПД, в свою очередь, нужно применять тот вариант подписи, который допускают специальные правила.
Как проверить документ на дороге
Электронная накладная не требует возить с грузом бумажный оригинал только ради проверки. Вместо этого для дорожного контроля предусмотрен цифровой механизм.
Например, по электронной транспортной накладной формируется QR-код. Затем водитель может предъявить его инспектору с мобильного устройства.
Если транспортная накладная законно оформлена в электронной форме, распечатывать ее как второй «оригинал» только для дорожной проверки не нужно. Инспектор получает необходимые сведения через предусмотренный механизм проверки ЭПД.
Кроме того, QR-код можно сохранить заранее. Поэтому отсутствие мобильного интернета непосредственно в месте остановки не обязательно блокирует проверку документа.
Вместе с тем возможны и технические сбои центральной системы. В таком случае документы сохраняются у оператора, а после восстановления связи необходимые данные направляются в ГИС ЭПД.
Когда документ можно оставить бумажным
Обязательный электронный формат не означает полного исчезновения бумаги. Для разных видов документов предусмотрены свои исключения.
Например, транспортная накладная, заказ и заявка при автомобильной перевозке могут оформляться на бумаге в случаях, определенных Минтрансом.
Кроме того, отдельные исключения связаны с перевозками для личных нужд физических лиц, специальными грузами и другими прямо предусмотренными ситуациями.
Что касается автоперевозок, действующий перечень закреплен в Приказе Минтранса России от 1 июня 2026 года № 262. При этом уже 2 сентября 2026 года документ был изменен, поэтому при использовании исключения стоит сверять именно актуальную редакцию.
А вот для авиаперевозок, железнодорожных накладных и экспедиторских документов предусмотрены собственные основания бумажного оформления.
Нельзя взять исключение для автомобильной транспортной накладной и применить его к экспедиторской или железнодорожной. Для каждого вида документа нужно проверять свой перечень оснований.
Более того, после начала обязательного режима Минтранс продолжал уточнять такие перечни. Поэтому старую памятку или инструкцию компании лучше не считать достаточным источником.
Кому нужна ГИС ЭПД
Система касается не только профессиональных транспортных компаний. В одной перевозке документ формируют и подписывают разные участники.
В частности, это могут быть:
- грузоотправитель;
- перевозчик;
- грузополучатель;
- экспедитор;
- клиент экспедитора;
- другие участники конкретной транспортной операции.
Например, интернет-магазин не становится перевозчиком только потому, что оформляет свою часть накладной. Однако как грузоотправителю ему все равно может понадобиться работа через ИС ЭПД.
Кстати, роль посредника при организации перевозки мы отдельно разобрали в статье про экспедитора.
Что ГИС ЭПД дает государству
Государственная система нужна не только для обмена между контрагентами. В частности, она позволяет уполномоченным органам получать предусмотренные законом сведения о перевозках в цифровом виде.
Кроме того, ГИС ЭПД хранит документы и сведения в установленном порядке. Благодаря этому формируется единый цифровой след транспортной операции.
В части хранения статья 18.1 Закона № 259-ФЗ предусматривает хранение электронных перевозочных документов и сведений в неизменном виде в течение пяти лет с даты их размещения. Кроме того, оператор системы должен обеспечивать защиту находящейся в ней информации.
В результате государственный орган при наличии полномочий может получать нужные сведения через информационную инфраструктуру, а не только из бумажного архива компании.
ГИС ЭПД и обычный ЭДО
Обычный электронный документооборот и ГИС ЭПД пересекаются, но это не одно и то же.
Например, компания может давно обмениваться через ЭДО счетами, актами и УПД. Однако это еще не означает, что тот же сервис имеет право передавать перевозочные документы в ГИС ЭПД.
То есть для транспортных документов важен специальный статус оператора ИС ЭПД. Кроме того, сервис должен поддерживать нужный компании вид документа.
Обычный оператор ЭДО и оператор ИС ЭПД могут быть одной компанией. Однако для работы с ГИС ЭПД важно именно наличие оператора в специальном реестре Минтранса, а не сам факт оказания им услуг электронного документооборота.
Поэтому при выборе сервиса лучше проверять не только привычный бренд или личный кабинет. Прежде всего нужно открыть актуальный реестр.
Как начать работу с ГИС ЭПД
Самостоятельно получать прямой доступ к государственной системе обычному участнику перевозки не нужно. Вместо этого бизнес выбирает оператора ИС ЭПД.
Порядок можно выстроить так:
- Сначала найдите оператора в актуальном реестре Минтранса.
- Затем проверьте поддержку нужных перевозочных документов.
- После этого заключите соглашение об электронном документообороте.
- Кроме того, настройте электронные подписи и полномочия сотрудников.
- Заранее проверьте обмен с основными контрагентами.
- В итоге проведите тестовую перевозку и проследите весь цикл подписания.
Если компания использует свою учетную или логистическую систему, ей может понадобиться интеграция с оператором. А вот небольшому бизнесу в ряде случаев достаточно готового личного кабинета или приложения.
Проверить доступных операторов можно в официальном реестре операторов ИС ЭПД Минтранса. В частности, там можно сверить статус организации и сведения о ее подключении к государственной системе.
В итоге ГИС ЭПД — это государственная инфраструктура, а не личный кабинет перевозчика. Бизнес работает через оператора ИС ЭПД, а государственная система получает и хранит юридически значимые сведения о перевозке.