Услугами бухгалтерского аутсорсинга пользуются многие фирмы, в последние годы их число лишь возрастает. Чем привлекателен такой вариант ведения учета и всегда ли его использование может принести пользу бизнесу?
О чем речь?
Для ведения бухгалтерского учета не обязательно создавать отдельное структурное подразделение фирмы или нанимать бухгалтера. Бухучет может вести сторонняя компания, с которой подписывается договор на обслуживание. Это и есть бухгалтерский аутсорсинг. У такого способа ведения БУ множество плюсов, самый главный из которых – наличие команды профессиональных бухгалтеров, несущих ответственность за все учетные решения.
Выбирая вариант ведения БУ для фирмы, ориентируются на особенности конкретного бизнеса. Самостоятельное ведение учета часто предпочитают руководители мелких фирм. В такой организации директор может быть единственным учредителем (участник) либо сотрудников всего несколько человек. Фирма может работать, например, на УСНО-доходы, когда вести учет затрат не требуется; необходимо вовремя сдавать несложную отчетность и перечислять налоговые платежи. В данном случае даже ведение учета в специальной бухгалтерской программе с успехом заменяется расчетами в электронных таблицах или подобных им элементарных программах. Другой вариант – интернет-сервисы, многие из которых можно использовать в целях БУ не имея специального образования.
Бухгалтерское сопровождение клиентам, открывшим счет, предлагают и банки. Плата за такие услуги обычно низкая.
Рассмотрим некоторые особенности:
- Удаленный бухгалтер с функциями главного. Если фирма небольшая, а руководитель хочет заниматься исключительно вопросами перспективного и текущего планирования, общим руководством, исключая БУ.
- Бухгалтер в офисе с функциями главного. Тот же вариант, что выше, но бухгалтер, оформленный по договору, находится в офисе, решает текущие вопросы, если директора нет на месте.
- Аутсорсинг бухгалтерских услуг. Способ ведения учета, о котором мы говорим, подходит небольшим, стабильно и интенсивно работающим фирмам. Он сочетает в себе безусловные плюсы полноценного бухгалтерского обслуживания и отсутствие необходимости формировать штат бухгалтеров внутри самой фирмы, заниматься подбором кадров, вести кадровую документацию, заключать с работниками трудовые договоры. Понятно, что среднему, а тем более крупному бизнесу такой вариант не подходит, ведь число хозяйственных операций сравнительно велико. Однако для малого бизнеса аутсорсинг является наиболее удачным вариантом.
Для ведения среднего и крупного бизнеса нужна бухгалтерия как структурное подразделение фирмы. Обычно в штате несколько специалистов и главный бухгалтер.
Если решено воспользоваться аутсорсингом, встает вопрос, как правильно выбрать фирму-партнера.
Как выбрать фирму и не прогадать
Довольно часто бухгалтерская фирма выбирается по признаку дешевизны услуг, а другие факторы признаются второстепенными, что может привести к проблемам для бизнеса. Только комплексный подход сводит к нулю все риски, ведь учет, по сути, отдается в чужие руки, с минимальной возможностью оперативного контроля за работой бухгалтерии.
Как их избежать:
- Обойтись без поспешных решений, тщательно проанализировать работу бизнеса. Возможно, вместо аутсорсинга фирме подойдет вариант со штатным бухгалтером, работающим в офисе.
- Изучить условия предоставления услуг, разнообразие цен и предложений. Чем такой информации у бухгалтерской фирмы больше, тем лучше.
- Обратить внимание, каким клиентам фирма в обслуживании отказывает. Многие фирмы заботятся о своей репутации посредством таких ограничений.
- Узнать, есть ли возможность изменить договор на обслуживание до его подписания или после, если что-то не устраивает.
- Традиционно более надежной считается давно работающая фирма. При желании можно найти других клиентов, уже имеющих опыт совместной работы, и учесть их мнение о качестве услуг.
- Услуги бухгалтерской фирмы должны быть застрахованы. Это снизит риски клиента.
Функции и полномочия
Работа бухгалтера основывается на действующих законодательных нормах и подчиняется им. Это:
- своевременное отражение хозяйственных операций в первичных документах и на счетах БУ;
- ведение расчетов, кассовых операций в учете;
- начисление оплаты труда и аналогичных платежей: больничных, отпускных, командировочных, выходного пособия, расчет «зарплатных» налогов и взносов;
- подготовка и отправка отчетности в контролирующие органы;
- финансовая отчетность, используемая в оперативном и стратегическом планировании и руководстве;
- совместно с руководителем фирмы – разработка учетной политики и ее осуществление.
Нередко бухгалтер выполняет функции кадровика, аналитика, учетчика и экономиста, в особенности если речь идет о малом бизнесе. Очевидно, что и объем работы, которую берется выполнять сторонняя фирма, может быть разным.
Пример: руководитель считает целесообразным поручить партнерам только оперативный бухгалтерский учет и подготовку отчетности, а кадровые вопросы планирует решать на месте, в офисе – лично или через штатного сотрудника-кадровика.
При заключении договора на аутсорсинг каждая услуга прописывается отдельно. Оплата также будет производиться отдельно по каждому пункту: взаимодействие с банком, кассовый учет, общий учет, кадровые функции, и т.д. Аутсорсингом могут пользоваться и крупные фирмы, если им нужен опытный главбух, а штатные рядовые бухгалтеры уже есть.
Первичные документы, на основе которых ведется учет, предоставляет, как правило, руководитель фирмы, за ошибки, содержащиеся в них, отвечает также руководитель.
Аутсорсинговая фирма возьмет на себя ответственность, если имеет место именно ее ошибка, повлекшая за собой негативные последствия для клиента. С юридического лица вполне реально взыскать штрафы, пени, неустойки по договору.
Плюсом будет и возможность пользоваться услугами постоянно, ведь на аутсорсинге проблема соблюдения норм ТК РФ (отпуск, больничный бухгалтеру) для руководителя бизнеса отсутствует.
Нельзя обойти вниманием и ряд отрицательных моментов:
- Учет ведется «здесь и сейчас», планировать совместную работу на перспективу сложно.
- Сторонняя фирма может не учитывать нюансов деловых взаимоотношений фирмы-клиента и ее партнеров.
- Оперативное решение вопросов, касающихся учета, осложнено удаленностью работающего с клиентом бухгалтера.
Договор на услуги аутсорсинговой фирмы необходимо внимательно изучить. В нем должны быть полностью учтены интересы клиента: соблюдение коммерческой тайны, передача дел другому сотруднику фирмы, оказывающей услуги, если прежний уволился или болеет. Эти «мелочи» обеспечивают непрерывный качественный учет на аутсорсинге.
Учет в режиме аутсорсинга обходится в целом дешевле, чем оформление бухгалтера в штат и выплаты ему согласно ТК РФ.