Трудовой договор, уведомление или заявление можно оформить без распечатки. В таком случае появляется «электронный кадровый документ». Однако обычный PDF из почты еще не становится таким документом.
Главное различие связано со способом создания. Электронный кадровый документ изначально оформляют в цифровой системе и подписывают по правилам ТК РФ. Скан уже подписанной бумаги остается электронной копией.
Ну а сегодня мы разберем, что считается электронным кадровым документом и как он появляется. Кроме того, посмотрим, какие документы нельзя перевести в этот режим и какие подписи нужны сторонам.
О понятии
Итак, «электронный кадровый документ» — распространенное название документа, связанного с работой и оформленного в электронной форме. Сам ТК РФ использует более точную формулировку — «электронный документ, связанный с работой».
Обращаясь к первоисточнику, статья 22.1 ТК РФ относит к электронному документообороту создание, подписание, использование и хранение таких документов без дублирования на бумаге. Правила действуют для документов, которые трудовое законодательство требует оформлять письменно или предъявлять работнику под роспись, кроме прямо установленных исключений.
Проще говоря, электронный кадровый документ может быть оригиналом. Для этого работодатель должен вести КЭДО по установленным правилам, а документ — пройти предусмотренное подписание или ознакомление.
Пример ситуации
Допустим, компания ввела КЭДО и включила трудовые договоры в перечень электронных документов. Новый сотрудник открывает договор в системе и подписывает его допустимой усиленной электронной подписью. Работодатель тоже подписывает файл требуемой подписью. В результате электронный договор существует без обязательного бумажного дубля.
Чем электронный документ отличается от скана
Эти файлы могут выглядеть одинаково на экране, но появляются по-разному. Электронный документ сразу создают в цифровой форме. А электронный образ получают после сканирования или фотографирования бумаги.
Например, кадровик распечатал заявление, работник подписал его ручкой, а затем файл отсканировали. В таком случае оригиналом остается бумага. Сам скан не превращается в электронный кадровый оригинал только потому, что его загрузили в систему.
Кстати, на нашем сайте мы отдельно разобрали электронный образ документа. Там показано, когда скан выступает копией и какие правила нужны для его заверения.
При этом ТК РФ допускает временный обмен электронными образами в некоторых чрезвычайных ситуациях. Однако затем стороны должны представить соответствующие бумажные документы. Это специальное исключение, а не обычная схема КЭДО.
Из чего состоит электронный кадровый документ
С марта 2023 года для электронных документов, связанных с работой, действуют единые технические требования Минтруда. Поэтому кадровый файл — это не просто произвольный PDF.
В частности, состав и форматы устанавливает приказ Минтруда России от 20 сентября 2022 года № 578н. Основная часть документа должна соответствовать формату PDF/A-1A, а для описания используют отдельный XML-файл.
Полный электронный документ может включать:
- основную часть в формате PDF/A-1A;
- приложения, если они нужны;
- файлы электронных подписей, когда документ подписывают;
- машиночитаемую доверенность, если она требуется для полномочий подписанта;
- описание документа в отдельном XML-файле.
То есть пользователь может видеть привычный текст заявления или договора. Однако система одновременно хранит технические данные, подписи и описание документа.
Какие документы можно перевести в электронный вид
Работодатель сам определяет перечень документов для КЭДО в локальном акте. В него можно включать документы, для которых закон требует бумажную форму или письменное ознакомление, если ТК РФ не установил исключение.
Например, в КЭДО могут работать трудовые договоры, дополнительные соглашения, заявления и уведомления. Но для каждого вида нужно соблюдать свои правила подписи и взаимодействия.
При этом статья 22.1 ТК РФ выводит из этого режима четыре группы:
- трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, которые формируют в электронном виде по отдельным правилам;
- акт о несчастном случае на производстве по установленной форме;
- приказ или распоряжение об увольнении работника;
- документы о прохождении инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемые работником.
Важно понимать, что это не общий запрет на любую цифровую работу с перечисленными сведениями. Закон лишь не позволяет оформлять их по режиму статей 22.1–22.3 ТК РФ. Для отдельных документов действуют собственные правила.
Поэтому перед переводом конкретного кадрового документа в систему нужно проверить не только его название. Значение имеет и специальная норма, которая регулирует его оформление.
Как работодатель вводит КЭДО
Просто решить «с понедельника все документы в PDF» недостаточно. Сначала работодатель принимает локальный нормативный акт и описывает в нем будущий документооборот.
Статья 22.2 ТК РФ требует закрепить в таком акте четыре основных блока:
- Сведения об информационной системе, через которую стороны будут работать.
- Порядок доступа к системе работодателя, если он необходим.
- Перечень электронных документов и категории работников.
- Срок уведомления работников и дату запуска КЭДО.
Кроме того, работодатель устанавливает порядок электронного взаимодействия. Например, он может определить сроки подписания документов и ознакомления с ними.
Кстати, требования к внутренним актам мы разбирали в статье про локальный нормативный акт. А отдельный материал о кадровом ЭДО посвящен уже запуску и работе системы целиком.
Работодатель может использовать собственную информационную систему или цифровую платформу «Работа в России». Выбранный вариант нужно закрепить при введении КЭДО.
Нужно ли согласие работника
По общему правилу переход на КЭДО требует письменного согласия работника. Если человек его не дал, это считается отказом от электронного взаимодействия. Позднее решение можно изменить.
Однако закон делает исключение для людей, которых приняли или принимают на работу после 31 декабря 2021 года. Если на эту дату у человека не было трудового стажа, отдельное согласие на КЭДО не требуется.
Кроме того, отказ от КЭДО или отсутствие электронной подписи не дает работодателю основания отказать в приеме или уволить человека. Работникам, чье согласие требуется и не получено, документы предоставляют на бумаге.
Обратите внимание, правила согласия закреплены в статье 22.2 ТК РФ. Поэтому при переводе действующего коллектива на КЭДО важно учитывать трудовой стаж работников на контрольную дату — 31 декабря 2021 года.
Какая электронная подпись нужна
Вид подписи зависит от документа, стороны и выбранной системы. Поэтому правило «для кадровых документов нужна только КЭП» неверно.
Если работодатель использует собственную информационную систему, для наиболее значимых документов ему нужна усиленная квалифицированная подпись. В частности, это:
- трудовой договор и изменения к нему;
- договор о материальной ответственности;
- ученический договор и договор на получение образования;
- приказ о применении дисциплинарного взыскания;
- уведомление об изменении условий трудового договора.
Для других электронных документов работодатель может применять КЭП или предусмотренные статьей 22.3 ТК РФ виды усиленной неквалифицированной подписи.
У работника правила тоже зависят от действия. Например, простая подпись в системе работодателя не подойдет для трудового договора, заявления об увольнении или согласия на перевод. Для таких действий закон предусматривает усиленные подписи.
А вот другие документы работник может подписывать и простой электронной подписью. Для этого соглашение сторон должно объяснять, как система определяет подписанта и как защищают ключ.
Важно понимать, что электронная подпись подтверждает конкретный электронный документ. На нашем сайте отдельно разобраны простая электронная подпись, НЭП и КЭП. Для кадрового документа нужно выбрать именно тот вид, который допускает статья 22.3 ТК РФ.
Кто оплачивает электронную подпись
Если работнику нужна электронная подпись для КЭДО и своей подходящей подписи у него нет, расходы несет работодатель. Это правило прямо закрепляет статья 22.2 ТК РФ.
Вместе с тем сотрудник вправе использовать уже имеющуюся усиленную квалифицированную подпись. Поэтому оформлять новый сертификат только ради кадровой системы нужно не во всех случаях.
Кроме того, работодатель оплачивает создание и эксплуатацию собственной информационной системы. На нем же лежат расходы на создание, использование и хранение электронных документов.
Где хранят электронные кадровые документы
КЭДО можно вести через информационную систему работодателя или цифровую платформу «Работа в России». При этом электронная форма не сокращает обязательный срок хранения.
Работодатель должен сохранять документы столько, сколько требует законодательство об архивном деле. Поэтому удалить кадровый файл после увольнения сотрудника только из-за окончания трудовых отношений нельзя, если срок хранения еще идет.
Электронная форма не сокращает срок хранения кадрового документа. Если по закону его нужно хранить годами, переход на КЭДО этого не меняет.
Кроме того, работник может запросить документы, связанные с работой, по статье 62 ТК РФ. Работодатель должен предоставить их не позднее трех рабочих дней со дня заявления.
Если по запрошенному документу ведется КЭДО, работник указывает нужную форму. Он может получить сам электронный документ либо надлежаще заверенную бумажную копию.
В итоге электронный кадровый документ — это не бумага, которую просто превратили в PDF. Он изначально существует в цифровой форме, проходит установленное подписание и хранится внутри законно введенного КЭДО. Поэтому перед отказом от бумаги нужно проверить сам документ, допустимый вид подписи и правила системы.